{"id":12461,"date":"2020-12-23T12:37:29","date_gmt":"2020-12-23T12:37:29","guid":{"rendered":"https:\/\/normativamunicipal.com\/uncategorized\/organizacion-y-gestion-de-los-archivos-de-las-entidades-locales-de-navarra-con-poblacion-inferior-a-los-15-000-habitantes\/"},"modified":"2020-12-23T12:37:29","modified_gmt":"2020-12-23T12:37:29","slug":"organizacion-y-gestion-de-los-archivos-de-las-entidades-locales-de-navarra-con-poblacion-inferior-a-los-15-000-habitantes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/normativamunicipal.com\/?p=12461","title":{"rendered":"Organizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 15.000 habitantes"},"content":{"rendered":"

ORDEN FORAL 50\/2016, de 10 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 15.000 habitantes.<\/strong><\/p>\n

[sc name=\u00bbModelos para la Administraci\u00f3n Local\u00bb ]<\/p>\n

La Ley Foral 12\/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos establece, en su art\u00edculo 28, que, por el hecho de formar parte del Sistema Archiv\u00edstico de Navarra, las Entidades Locales est\u00e1n obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producci\u00f3n, gesti\u00f3n, organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n y difusi\u00f3n de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones. Esta obligaci\u00f3n es directa para los municipios de m\u00e1s de 15.000 habitantes, es decir, aquellos que la Ley Foral entiende que est\u00e1n en condiciones de organizar por s\u00ed mismos su propio servicio de archivo municipal, para los que se reserva un conjunto de funciones y caracter\u00edsticas organizativas espec\u00edficas (art\u00edculo 29), en tanto que establece una asistencia en grado superior por parte del Departamento competente en materia de archivos a las Entidades Locales de poblaci\u00f3n inferior (art\u00edculo 30).<\/p>\n

Procede, en consecuencia, que el Departamento de Cultura, Deporte y Juventud, en cuanto a competente en materia de archivos, dicte instrucciones al objeto de establecer, con car\u00e1cter general, las normas y procedimientos t\u00e9cnicos que deben tener en cuenta las Entidades Locales con poblaci\u00f3n inferior a 15.000 habitantes en relaci\u00f3n con su responsabilidad respecto a la producci\u00f3n, gesti\u00f3n, organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n y difusi\u00f3n de sus documentos. Para ello, se ha tomado como punto de partida trabajos previos impulsados por la Asociaci\u00f3n de Archiveros de Navarra, y en su definici\u00f3n han participado las responsables de los archivos municipales de Pamplona y Tudela junto con las empresas que desarrollan su actividad en el sector.<\/p>\n

Por su parte, las Entidades Locales navarras de m\u00e1s de 15.000 habitantes encontrar\u00e1n en estas instrucciones las referencias marco necesarias para establecer sus propias normas y procedimientos, de acuerdo con la obligaci\u00f3n que impone la mencionada Ley Foral.<\/p>\n

Dado su objeto, las instrucciones se ajustan a las necesidades habituales de las Entidades Locales y concretan al m\u00e1ximo los criterios y las recomendaciones, de manera que se vea facilitada su aplicaci\u00f3n pr\u00e1ctica.<\/p>\n

Estas instrucciones han sido informadas preceptivamente por la Comisi\u00f3n de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de Cultura en su sesi\u00f3n de 31 de mayo de 2016, de acuerdo con lo establecido en el art\u00edculo 9, relativo a las funciones de dicho Consejo, de la Ley Foral 12\/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.<\/p>\n

En virtud de las facultades conferidas por la Ley Foral 12\/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos,<\/p>\n

ORDENO:<\/p>\n

1.\u00ba Aprobar las instrucciones para la organizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 15.000 habitantes, cuyo texto se incluye como anexo.<\/p>\n

2.\u00ba Trasladar la presente Orden Foral a la Direcci\u00f3n General de Cultura – Instituci\u00f3n Pr\u00edncipe de Viana, al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y a la Secretar\u00eda General T\u00e9cnica.<\/p>\n

3.\u00ba Publicar la presente Orden Foral en el Bolet\u00edn Oficial de Navarra.<\/p>\n

4.\u00ba Contra la presente Orden Foral cabe interponer recurso de alzada ante el Gobierno de Navarra en el plazo de un mes, a contar desde el d\u00eda siguiente al de su publicaci\u00f3n.<\/p>\n

En el caso de Administraciones P\u00fablicas, contra esta Orden Foral podr\u00e1 interponerse recurso contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses desde su publicaci\u00f3n, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, sin perjuicio de poder efectuar requerimiento previo en la forma y el plazo establecidos en el art\u00edculo 44 de la Ley 29\/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicci\u00f3n Contencioso-Administrativa.<\/p>\n

Pamplona, 10 de junio de 2016.\u2013La Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, Ana Herrera Isasi.<\/p>\n

INSTRUCCIONES PARA LA ORGANIZACI\u00d3N Y GESTI\u00d3N DE\u00a0LOS\u00a0ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES DE NAVARRA CON POBLACI\u00d3N INFERIOR A LOS 15.000 HABITANTES<\/strong><\/p>\n

Las presentes instrucciones tienen por objeto permitir la organizaci\u00f3n y gesti\u00f3n eficiente de los archivos de las Entidades Locales de Navarra, as\u00ed como asegurar la conservaci\u00f3n del patrimonio documental de Navarra a largo plazo.<\/p>\n

Estas instrucciones parten de la premisa de que un sistema eficiente de gesti\u00f3n de archivos se inicia en el momento de la creaci\u00f3n de los documentos en la oficina, se consolida a lo largo de la tramitaci\u00f3n de los expedientes y culmina en la conservaci\u00f3n y puesta a disposici\u00f3n de los documentos a la ciudadan\u00eda en el Archivo Municipal. Ello se consigue mediante la aplicaci\u00f3n de unos requisitos y principios b\u00e1sicos que afectan una serie de cuestiones fundamentales de la gesti\u00f3n de documentos y archivo: Producci\u00f3n de los documentos, organizaci\u00f3n, descripci\u00f3n y conservaci\u00f3n de los expedientes en las oficinas, la decantaci\u00f3n de documentos de archivo y de apoyo informativo, la clasificaci\u00f3n de los documentos de acuerdo con las funciones desarrolladas por el municipio, la descripci\u00f3n y control de los documentos, la remisi\u00f3n de los documentos al Archivo Municipal, la eliminaci\u00f3n de documentos obsoletos sin valor a largo plazo, la gesti\u00f3n del acceso a los documentos, la dotaci\u00f3n de instalaciones para el Archivo Municipal y la incidencia de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica en los documentos.<\/p>\n

Las instrucciones tienen en cuenta la agregaci\u00f3n de los documentos en expedientes, que a su vez se organizan en series en funci\u00f3n de la tipolog\u00eda de asuntos que aborda la administraci\u00f3n municipal en el ejercicio de las competencias que le son propias, sobre la base del procedimiento administrativo.<\/p>\n

El Servicio de Archivos y Patrimonio Documental resolver\u00e1 cualquier duda o comentario sobre la interpretaci\u00f3n de estas instrucciones.<\/p>\n

1.\u2013Producci\u00f3n de documentos.<\/p>\n

Con car\u00e1cter general, los documentos recibidos o generados a lo largo de la actividad administrativa de la Entidad Local formar\u00e1 parte de un expediente administrativo, tanto en el caso de documentos en soporte papel como electr\u00f3nico, y ser\u00e1n gestionados por la oficina correspondiente de acuerdo con estas instrucciones.<\/p>\n

En el momento de su creaci\u00f3n o recepci\u00f3n todos los documentos deben ser clasificados y descritos convenientemente con los datos identificativos, lo que permitir\u00e1 su control y recuperaci\u00f3n posterior. La clasificaci\u00f3n de los documentos se realizar\u00e1 desde un inicio, conforme a las series documentales normalizadas recogidas en el Cuadro de Clasificaci\u00f3n (apartado 5 de estas instrucciones).<\/p>\n

Normalmente, los documentos recibidos a trav\u00e9s de los medios admitidos por la ley, deber\u00e1n ser objeto de asiento en el registro administrativo de la Entidad Local. Los correos electr\u00f3nicos y otros medios de comunicaci\u00f3n como el fax no se consideran habitualmente documentos susceptibles de registro, excepto cuando sean presentados por otra Administraci\u00f3n P\u00fablica o entidad que tenga establecida esta forma de env\u00edo y sean admitidos por la Entidad Local destinataria, conforme al procedimiento administrativo.<\/p>\n

2.\u2013Organizaci\u00f3n, descripci\u00f3n y conservaci\u00f3n de expedientes.<\/p>\n

Seg\u00fan se desprende del art\u00edculo 55 de la Ley 30\/1992, de R\u00e9gimen Jur\u00eddico de las Administraciones P\u00fablicas y del Procedimiento Administrativo Com\u00fan, que a su vez halla reflejo en el art\u00edculo 36 de la Ley 39\/2015, de Procedimiento Administrativo, cada acto administrativo \u201ccrea\u201d un documento. De la misma forma, no existe acto administrativo si no est\u00e1 formalizado en un documento, bien sea en papel o en soporte digital. Como consecuencia de ello, acto administrativo y documento quedan \u00edntimamente relacionados, sin que sea posible disociarlos.<\/p>\n

El Reglamento de Organizaci\u00f3n, Funcionamiento y R\u00e9gimen Interior de las Entidades Locales (art\u00edculo 164, p\u00e1rrafo 1) define expediente como \u201cel conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resoluci\u00f3n administrativa, as\u00ed como las diligencias encaminadas a ejecutarla\u201d. M\u00e1s adelante a\u00f1ade: \u201cse formar\u00e1n mediante la agregaci\u00f3n de cuantos documentos (…) deban integrarlos\u201d. De acuerdo con lo anterior, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento administrativo, desde la iniciaci\u00f3n, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecuci\u00f3n. Los expedientes son, pues, el conjunto de todos los documentos que formalizan un procedimiento administrativo completo.<\/p>\n

Los documentos que componen el expediente deber\u00e1n ordenarse por el mismo orden de su producci\u00f3n \u2013cronol\u00f3gicamente\u2013 y con asignaci\u00f3n a cada uno de un n\u00famero correlativo, de suerte que los expedientes deber\u00e1n estar foliados; el n\u00famero 1 se asignar\u00e1 al documento inicial, por lo general el m\u00e1s antiguo, y el \u00faltimo n\u00famero al que concluya el expediente, que puede ser un acuse de recibo. Cada expediente debe ir presidido por un \u00edndice de los documentos que lo componen.<\/p>\n

El expediente se conservar\u00e1 en una o varias carpetas, en raz\u00f3n de su volumen. Desde el mismo momento en que se abra el expediente, el tramitador anotar\u00e1 en la cubierta exterior la siguiente informaci\u00f3n: Nombre de la oficina productora (si existen en la Entidad Local varias oficinas tramitadoras), n\u00famero de referencia del expediente, fecha de inicio del expediente, extracto del asunto, nombre del interesado o interesados (en su caso) e identificaci\u00f3n de la serie con su c\u00f3digo de clasificaci\u00f3n. Los datos del expediente se incluir\u00e1n en una base de datos destinada al control de los expedientes producidos y a actuar como referencia para su localizaci\u00f3n.<\/p>\n

Cuando un expediente haya finalizado su tramitaci\u00f3n, se a\u00f1adir\u00e1 a la cubierta exterior la informaci\u00f3n de fecha de cierre y el n\u00famero de documentos que lo integran, y se ubicar\u00e1, convenientemente ordenado, en un espacio espec\u00edfico de la oficina u otro bajo control directo de su responsable, a la espera del momento de su remisi\u00f3n al Archivo Municipal. Es dif\u00edcil fijar un plazo de transferencia, ya que depende en gran manera de la capacidad de los espacios disponibles en la oficina y la frecuencia de uso de los expedientes. No obstante, la pr\u00e1ctica habitual recomienda que la retirada de expedientes tenga lugar en un plazo aproximado de dos a\u00f1os desde la fecha de finalizaci\u00f3n de los mismos.<\/p>\n

Formar\u00e1n parte del expediente los correos electr\u00f3nicos, siempre que sean reflejo de un acto administrativo y formen parte de un procedimiento o tramitaci\u00f3n administrativa concreta.<\/p>\n

No se realizar\u00e1n grupos de documentos procedentes de distintos expedientes, y se evitar\u00e1n agrupaciones con denominaciones confusas o \u201cvarios\u201d.<\/p>\n

En las oficinas puede darse un tipo de expediente tem\u00e1tico o dosier de asunto, cuya formaci\u00f3n no es consecuencia de un procedimiento administrativo regulado legalmente. Este dosier re\u00fane todos los documentos relativos a un mismo tema y se crea por criterios subjetivos. En ning\u00fan caso integrar\u00e1n dosieres de asuntos los documentos referidos a un determinado procedimiento administrativo.<\/p>\n

Todas las oficinas deben disponer de un espacio para conservar su archivo, bajo llave. En \u00e9ste, los documentos en tr\u00e1mite se conservar\u00e1n de forma separada a los expedientes que, una vez finalizados, est\u00e1n en disposici\u00f3n de ser transferidos al Archivo Municipal.<\/p>\n

En el caso de consulta de un expediente, en ning\u00fan caso se extraer\u00e1n documentos sueltos del mismo, al objeto de asegurar su integridad. Cualquier incidencia en la integridad de un expediente deber\u00e1 ser objeto de una diligencia, que se incorporar\u00e1 a \u00e9ste.<\/p>\n

Debido al car\u00e1cter confidencial de gran parte de los documentos, se intentar\u00e1 evitar el dep\u00f3sito de documentos o expedientes en fase de tramitaci\u00f3n en lugares accesibles a usuarios u otro personal del municipio no autorizado. Es recomendable la existencia de armarios o cajones cerrados, donde se custodie la documentaci\u00f3n en uso.<\/p>\n

3.\u2013Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo.<\/p>\n

En las oficinas de gesti\u00f3n se separar\u00e1 la documentaci\u00f3n que debe ser objeto de archivo de aquella que, aun siendo importante en el proceso de generaci\u00f3n de los documentos a lo largo del tr\u00e1mite, tiene un mero valor informativo que la hace susceptible de eliminaci\u00f3n a corto plazo. Los criterios para reconocer un tipo u otro de documentos son los siguientes:<\/p>\n

\u2013Los documentos de archivo son originales, y reflejan las actividades de la Entidad Local en el ejercicio de sus funciones. No pueden destruirse, por lo que pasar\u00e1n a conservarse en el Archivo Municipal.<\/p>\n

\u2013Los documentos de apoyo informativo se recogen para obtener informaci\u00f3n sobre un asunto concreto en el proceso de toma de decisiones como apoyo a la gesti\u00f3n. No son originales (fotocopias, boletines, revistas, folletos, etc.). Una vez cumplida su misi\u00f3n deben ser destruidos, por lo que no deben ser transferidos al Archivo Municipal.<\/p>\n

\u2013Es conveniente que al finalizar la tramitaci\u00f3n y formaci\u00f3n de expediente, se proceda a la eliminaci\u00f3n de pl\u00e1sticos, borradores previos a la generaci\u00f3n del documento definitivo, documentaci\u00f3n de apoyo informativo, p\u00f3sits, clips o gomas.<\/p>\n

\u2013Es importante que la informaci\u00f3n relevante contenida en anotaciones informales se incorpore en forma de documento al expediente original, evitando de este modo la presencia en el mismo de p\u00f3sits o trozos de papel.<\/p>\n

4.\u2013Consideraciones a la organizaci\u00f3n de algunas series documentales m\u00e1s significativas.<\/p>\n

    \n
  1. Organizaci\u00f3n de la correspondencia y otros documentos simples.<\/li>\n<\/ol>\n

    En la documentaci\u00f3n de entrada, se puede denominar \u201ccorrespondencia general\u201d a aquellos escritos de particulares o de otras administraciones que no generan una actividad o resoluci\u00f3n de la Entidad Local, por lo que no se integran en un expediente administrativo regulado conforme a procedimiento.<\/p>\n

    En la documentaci\u00f3n de salida, la correspondencia es todav\u00eda menos significativa y por lo general reducida al \u00e1mbito del protocolo.<\/p>\n

    Con car\u00e1cter general, la correspondencia recibida y emitida en el desarrollo de las competencias municipales debe ser objeto de asiento en el registro.<\/p>\n

    Los documentos de correspondencia se archivar\u00e1n en la oficina de acuerdo con el Cuadro de Clasificaci\u00f3n normalizado para las Entidades Locales de Navarra, organiz\u00e1ndose en cortes o fracciones anuales, al objeto de permitir su remisi\u00f3n peri\u00f3dica al archivo del municipio.<\/p>\n

    Junto a la correspondencia existen tambi\u00e9n otras series documentales formadas por documentos simples, como por ejemplo n\u00f3minas, cotizaciones Seguridad Social o Libros de registro, que se archivar\u00e1n asimismo organizadas en cortes o fracciones anuales.<\/p>\n

      \n
    1. Organizaci\u00f3n de expedientes de sesiones municipales.<\/li>\n<\/ol>\n

      Los documentos producidos por los \u00f3rganos de gobierno colegiados de las Entidades Locales se organizar\u00e1n por expedientes de sesi\u00f3n, que incluir\u00e1n exclusivamente la siguiente documentaci\u00f3n:<\/p>\n

      \u2013Convocatoria y acuses de recibo de la misma, incluyendo el orden del d\u00eda y el borrador del acta de la sesi\u00f3n anterior pendiente de aprobaci\u00f3n.<\/p>\n

      \u2013Minuta del acta.<\/p>\n

      \u2013Mociones o propuestas presentadas, en su caso.<\/p>\n

      \u2013Edicto de publicaci\u00f3n de los acuerdos.<\/p>\n

      \u2013Remisi\u00f3n del acta al Gobierno de Navarra y a la Delegaci\u00f3n del Gobierno, para su control.<\/p>\n

      Los expedientes o documentos concretos de los asuntos tratados en la sesi\u00f3n, deber\u00e1n ser retirados del expediente de sesi\u00f3n y formar parte de sus respectivas series de origen.<\/p>\n

        \n
      1. Resoluciones.<\/li>\n<\/ol>\n

        Las resoluciones emitidas por el \u00f3rgano competente deber\u00e1n ser numeradas e incluidas en sus respectivos expedientes, que ser\u00e1n clasificados seg\u00fan el Cuadro de Clasificaci\u00f3n.<\/p>\n

        Se crear\u00e1 un registro separado de resoluciones que bien puede ser un segundo original en forma de Libro de Resoluciones.<\/p>\n

        5.\u2013La clasificaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

        Con car\u00e1cter general, todos los documentos recibidos y expedidos por la Entidad Local deben organizarse de acuerdo con un Cuadro de Clasificaci\u00f3n, donde hallan acomodo todas las actividades desarrolladas por el municipio en el ejercicio de sus funciones. Para facilitar la interoperabilidad de las Entidades Locales de Navarra con otras administraciones, existe un \u00fanico Cuadro de Clasificaci\u00f3n normalizado, para su aplicaci\u00f3n en todas las Entidades Locales de Navarra. En la direcci\u00f3n de internet del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental existir\u00e1 actualizado el \u201cCuadro de clasificaci\u00f3n de documentos de las Entidades Locales de Navarra\u201d, cuya estructura corresponder\u00e1 al desglose de las principales funciones de las Entidades Locales: Gobierno, Administraci\u00f3n, Servicios y Hacienda.<\/p>\n

        Es importante que la aplicaci\u00f3n de la clasificaci\u00f3n se lleve a cabo en los archivos de oficina, de acuerdo con los criterios establecidos en estas instrucciones.<\/p>\n

        6.\u2013La descripci\u00f3n y el control de los documentos.<\/p>\n

        Las oficinas deben llevar un control de los documentos y expedientes producidos en el desarrollo de su actuaci\u00f3n administrativa. Este control se consigue en un primer momento a trav\u00e9s del propio registro municipal, as\u00ed como con la generaci\u00f3n de bases de datos que ayuden a controlar los expedientes y los documentos simples.<\/p>\n

        Con el objetivo de controlar de manera eficiente los documentos desde el momento de su recepci\u00f3n y creaci\u00f3n, apertura del expediente, tramitaci\u00f3n y cierre del mismo, se llevar\u00e1 una base de datos con la siguiente informaci\u00f3n:<\/p>\n

          \n
        1. Oficina productora. Es importante en el caso de grandes municipios en los que existen oficinas especializadas en materias concretas: Urbanismo, catastro, servicios sociales, etc.<\/li>\n
        2. N\u00famero de expediente.<\/li>\n
        3. Fechas extremas. Comprende tanto la fecha de inicio como la de finalizaci\u00f3n del expediente.<\/li>\n
        4. T\u00edtulo o extracto del expediente. Debe ser claro y conciso, y contener todos los datos esenciales del expediente.<\/li>\n
        5. Interesado o interesados. En el caso de las personas f\u00edsicas, la forma autorizada es: Primer apellido, segundo apellido, nombre. En el caso de personas jur\u00eddicas o instituciones la forma autorizada es su nombre oficial o formal.<\/li>\n
        6. N\u00famero de documentos que integran el expediente.<\/li>\n
        7. C\u00f3digo de clasificaci\u00f3n de la serie documental. Se determina de acuerdo con el Cuadro de Clasificaci\u00f3n normalizado.<\/li>\n
        8. Palabras clave o temas. Se identificar\u00e1n a partir de un vocabulario controlado de t\u00e9rminos que deben permitir una b\u00fasqueda \u00e1gil y combinada de los documentos y expedientes.<\/li>\n
        9. Descriptor geogr\u00e1fico. Se identificar\u00e1 un\u00edvocamente el emplazamiento a partir del callejero municipal e inventario de top\u00f3nimos.<\/li>\n
        10. Identificador de instalaci\u00f3n en caja o signatura. Permitir\u00e1 la recuperaci\u00f3n del expediente, tanto en su tramitaci\u00f3n como una vez concluida \u00e9sta, y se actualizar\u00e1 una vez haya sido transferido al Archivo Municipal.<\/li>\n
        11. Observaciones. Se incluir\u00e1 otra informaci\u00f3n relevante no incluida en los campos anteriores.<\/li>\n<\/ol>\n

          Las posibilidades de b\u00fasqueda de los documentos pueden optimizarse mediante listas de nombres y t\u00e9rminos normalizados, relativos a organizaciones, personas, lugares y descriptores tem\u00e1ticos.<\/p>\n

          En todo caso, deben establecerse medidas de seguridad para evitar el acceso no autorizado a las bases de datos.<\/p>\n

          Deben tomarse precauciones especiales con las consultas externas, que deber\u00e1n hacerse \u00fanicamente tras la autorizaci\u00f3n del Secretario o Secretaria del municipio. Asimismo, deber\u00e1 garantizarse el mantenimiento de la organizaci\u00f3n de los documentos conforme a esta Instrucci\u00f3n.<\/p>\n

          7.\u2013La remisi\u00f3n de los documentos al Archivo Municipal.<\/p>\n

          De acuerdo con el ciclo de vida de los documentos, tal como aparece reflejado en el art\u00edculo 15 de la Ley Foral 12\/2007, de Archivos y Documentos, los documentos pasan por tres etapas en su ciclo vital:<\/p>\n

            \n
          1. a) Una primera fase, llamada activa, en que la documentaci\u00f3n est\u00e1 en periodo de tramitaci\u00f3n o es de uso habitual por parte de la oficina productora; se corresponde con el archivo de gesti\u00f3n o de oficina.<\/li>\n
          2. b) Una segunda fase, denominada semiactiva, en la que la documentaci\u00f3n no es de uso habitual por la oficina productora, pero mantiene su vigencia administrativa; se corresponde con el archivo intermedio.<\/li>\n
          3. c) Finalmente una tercera fase, la inactiva, cuando la documentaci\u00f3n que es considerada \u00fatil para la informaci\u00f3n es conservada con car\u00e1cter permanente. Se corresponde con el archivo hist\u00f3rico.<\/li>\n<\/ol>\n

            A efectos pr\u00e1cticos, las Entidades Locales con una poblaci\u00f3n inferior a 15.000 habitantes, podr\u00edan unificar la segunda y tercera fase del ciclo de vida en una sola, de manera que de hecho puedan existir \u00fanicamente dos etapas: Una fase de permanencia de los documentos en la oficina, consistente por lo general en un plazo de dos a\u00f1os desde la fecha de finalizaci\u00f3n del expediente, y una segunda fase de conservaci\u00f3n de los documentos en el Archivo Municipal, en la que se llevar\u00e1n a cabo las operaciones de tratamiento y eventual eliminaci\u00f3n de documentaci\u00f3n, siempre de acuerdo con los criterios establecidos en las instrucciones para la evaluaci\u00f3n y la eliminaci\u00f3n de documentos de las Entidades Locales de Navarra.<\/p>\n

            El traslado de los documentos desde el archivo de oficina al Archivo Municipal debe controlarse y documentarse bajo la responsabilidad del Secretario o Secretaria del municipio. En el caso de que hubiera designaci\u00f3n a un empleado p\u00fablico para hacerse cargo de la custodia del Archivo Municipal, existir\u00e1 un formulario de transferencia anual donde se indiquen, a modo de inventario, las referencias oportunas a los expedientes y documentos simples objeto de traslado, que ser\u00e1 validada por el Secretario o Secretaria. Este formulario deber\u00e1 contener como m\u00ednimo la siguiente informaci\u00f3n: Identificaci\u00f3n de la oficina remitente y su responsable, en su caso, fecha de transferencia, breve descripci\u00f3n de los expedientes o documentos simples, c\u00f3digo de clasificaci\u00f3n documental, n\u00famero de cajas transferidas y la signatura o localizaci\u00f3n dentro del Archivo Municipal.<\/p>\n

            El formulario de transferencia podr\u00e1 ser sustituido por una base de datos que recoja la informaci\u00f3n de referencia.<\/p>\n

            8.\u2013La eliminaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

            La Ley Foral 12\/2007, de Archivos y Documentos proh\u00edbe expresamente la eliminaci\u00f3n de documentos oficiales originales sin valoraci\u00f3n previa, por considerarlos patrimonio documental de Navarra, tal como lo define la Ley Foral 14\/2005, del Patrimonio Cultural.<\/p>\n

            La eliminaci\u00f3n de documentos \u00fanicamente podr\u00e1 llevarse a cabo conforme a las instrucciones para la evaluaci\u00f3n y la eliminaci\u00f3n de documentos de las Entidades Locales de Navarra.<\/p>\n

            Pueden eliminarse copias o duplicados sin valor informativo, siempre que quede asegurada la conservaci\u00f3n del documento original.<\/p>\n

            La eliminaci\u00f3n de documentos se llevar\u00e1 a cabo de forma segura, y de forma respetuosa con el medio ambiente. Se extremar\u00e1n las precauciones cuando los documentos que deban destruirse contengan datos de car\u00e1cter personal.<\/p>\n

            9.\u2013La gesti\u00f3n del acceso a los documentos.<\/p>\n

            Excepto para acciones de difusi\u00f3n o restauraci\u00f3n de documentos, no se podr\u00e1 sacar documentaci\u00f3n municipal original de las dependencias de la Entidad Local. Por otra parte, deber\u00e1 establecerse un control estricto de los accesos al dep\u00f3sito de archivo.<\/p>\n

            El acceso a los documentos se regula por la Ley 19\/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica y buen gobierno y la Ley Foral 11\/2012, de 21 de junio, de la Transparencia y del Gobierno Abierto cuyo principio es el acceso libre a la documentaci\u00f3n, excepto en los casos establecidos en orden a la protecci\u00f3n de datos u otras causas de inadmisi\u00f3n.<\/p>\n

            Por otra parte, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protecci\u00f3n de datos, el responsable del Archivo Municipal deber\u00e1 llevar un control por escrito de todas las consultas que se desarrollen sobre los documentos en funci\u00f3n de los niveles de seguridad. El instrumento de control deber\u00e1 reflejar, como m\u00ednimo, los siguientes extremos: Fecha de la consulta, nombre y DNI del interesado e identificaci\u00f3n de los documentos objeto de consulta.<\/p>\n

            En el caso de pr\u00e9stamos a las oficinas de la Entidad Local, es recomendable que el empleado municipal que retire un expediente o carpeta de una caja deje un testigo del pr\u00e9stamo, que puede ser a trav\u00e9s de un talonario con doble copia, dejando el original en el propio talonario y ubicando la copia en el lugar donde se encontraba instalada la documentaci\u00f3n extra\u00edda. No podr\u00e1n separarse documentos sueltos del expediente ni documentos simples que formen parte de una carpeta para su pr\u00e9stamo: Deber\u00e1n extraerse en todo caso expedientes o carpetas completas.<\/p>\n

            Siempre que sea posible, el pr\u00e9stamo de documentos debe evitarse mediante la reproducci\u00f3n digital de \u00e9stos.<\/p>\n

            10.\u2013Instalaciones del Archivo Municipal.<\/p>\n

            El espacio donde se ubique el archivo municipal deber\u00e1 tener, como m\u00ednimo, las siguientes caracter\u00edsticas:<\/p>\n

            \u2013Ubicaci\u00f3n y accesibilidad: El Archivo Municipal deber\u00e1 estar cerca de las oficinas cuyas necesidades debe atender. Debe evitarse la presencia de escaleras, con el fin de facilitar una mejor circulaci\u00f3n de los documentos entre las oficinas y el archivo.<\/p>\n

            \u2013Altura m\u00ednima: Al objeto de conseguir la m\u00e1xima eficacia para almacenamiento de cajas de archivo, se recomienda una altura m\u00ednima de 2,30 m.<\/p>\n

            \u2013Resistencia del suelo: Dado el volumen y peso de los fondos documentales a almacenar, el forjado del suelo deber\u00e1 poder soportar un peso m\u00ednimo de 1.200 kg por metro cuadrado.<\/p>\n

            \u2013Destino: En atenci\u00f3n a las caracter\u00edsticas de almacenamiento de los documentos, as\u00ed como a la aplicaci\u00f3n de controles de seguridad destinados a la protecci\u00f3n de datos de car\u00e1cter personal, el espacio asignado estar\u00e1 exclusivamente destinado a archivo de documentos, por lo que se evitar\u00e1 su uso para almacenamiento a la vez de otros enseres. Por razones de conservaci\u00f3n, se evitar\u00e1 la exposici\u00f3n a situaciones de especial riesgo, singularmente por fuego o por agua.<\/p>\n

            \u2013Acceso: Atendiendo al car\u00e1cter confidencial de los datos y la necesaria reserva de los documentos, existir\u00e1 un control sobre aquellos cuyo acceso est\u00e9 restringido. Del mismo modo, se llevar\u00e1 un control sobre el acceso a los documentos libremente accesibles.<\/p>\n

            Se procurar\u00e1 que exista un lugar espec\u00edfico como espacio de consulta, al objeto de evitar que el acceso a los documentos se lleve a cabo en los dep\u00f3sitos de archivo.<\/p>\n

            \u2013Condiciones de conservaci\u00f3n: La conservaci\u00f3n de los documentos precisa de ventilaci\u00f3n e iluminaci\u00f3n adecuadas, raz\u00f3n por la que habr\u00e1 que procurar la orientaci\u00f3n norte del dep\u00f3sito y la presencia de un n\u00famero reducido de ventanas, en tanto que la iluminaci\u00f3n natural deber\u00e1 ser indirecta y la artificial de escasa potencia.<\/p>\n

            Las estanter\u00edas ser\u00e1n normalizadas, sin elementos punzantes, ni cortantes. Deber\u00e1n ser galvanizadas, del grosor adecuado al peso de las cajas y con bordes romos.<\/p>\n

            El dep\u00f3sito de archivo contar\u00e1 con aparatos b\u00e1sicos de control constante de temperatura y humedad. Los m\u00e1rgenes de humedad y temperatura aconsejables son los siguientes:<\/p>\n

              \n
            • Humedad relativa, constante entre 50-60%.<\/li>\n
            • Temperatura, constante entre 16-21\u00ba.<\/li>\n<\/ul>\n

              Cuando no sea posible mantener estas condiciones, se intentar\u00e1 evitar los contrastes bruscos diarios o estacionales, de manera que los valores se mantengan lo m\u00e1s estables posible.<\/p>\n

              Debe existir vigilancia regular que permita la inmediata detecci\u00f3n de presencia de agentes biol\u00f3gicos, existencia de filtraciones de agua o cualesquiera otras contingencias que pongan en peligro la conservaci\u00f3n y seguridad de los documentos. Deben tenerse en cuenta de forma especial los riesgos de los dep\u00f3sitos cuando est\u00e9n bajo cubierta y existan bajantes de agua.<\/p>\n

              \u2013Limpieza: Al igual que otras dependencias municipales, se deber\u00e1n fijar unos niveles de limpieza ordinarios de suelos, luces, ventanas, etc. Se aconseja la limpieza de cajas o unidades de instalaci\u00f3n con una periodicidad m\u00ednima de tres meses.<\/p>\n

              11.\u2013Los nuevos documentos y la administraci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/p>\n

              Actualmente y de la mano de la e-Administraci\u00f3n, se est\u00e1 produciendo un vuelco en la manera en que son generados los documentos administrativos. La nueva ley 39\/2015, de Procedimiento Administrativo, establece como obligatoria la Administraci\u00f3n Electr\u00f3nica a partir del 3 de octubre de 2016. Ello implica que los municipios deber\u00e1n planificar actuaciones y rutas de trabajo para llegar a la e-Administraci\u00f3n.<\/p>\n

              Esta misma ley establece la creaci\u00f3n de un archivo \u00fanico que deber\u00e1 ponerse en marcha no m\u00e1s tarde del 3 de octubre de 2018. Por ello, las Entidades Locales de Navarra deber\u00e1n aunar esfuerzos al objeto de satisfacer los requisitos para la dotaci\u00f3n de archivos electr\u00f3nicos \u00fanicos.<\/p>\n

              Es importante se\u00f1alar algunas recomendaciones desde el punto de vista de la gesti\u00f3n y conservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos:<\/p>\n

              \u2013Los documentos electr\u00f3nicos son aut\u00e9nticos, seguros y fiables si son validados en la forma que establece la legislaci\u00f3n, por lo que un documento digitalizado o creado en el sistema, en soporte digital, sin validaci\u00f3n ni firma no puede considerarse documento original ni aut\u00e9ntico.<\/p>\n

              \u2013La digitalizaci\u00f3n de los documentos ya existentes en soporte papel produce documentos electr\u00f3nicos que pueden llegar a ser copias aut\u00e9nticas, pero s\u00f3lo si tienen las caracter\u00edsticas marcadas por la legislaci\u00f3n en vigor. Es recomendable consultar al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra la viabilidad de los proyectos de digitalizaci\u00f3n masiva, en el caso de que un municipio llegue a considerar su aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

              \u2013Para la conservaci\u00f3n a medio y largo plazo de los documentos electr\u00f3nicos, en funci\u00f3n de su valor hist\u00f3rico, deber\u00e1n respetarse los criterios establecidos por el Departamento del Gobierno de Navarra competente en materia de archivos.<\/p>\n

              \u2013El Departamento competente en Administraci\u00f3n Local y el Departamento competente en archivos, en el ejercicio de sus respectivas competencias, informar\u00e1n de los criterios y formular\u00e1n recomendaciones en relaci\u00f3n a las pr\u00e1cticas concretas que deber\u00e1n desarrollar las Entidades Locales para la correcta creaci\u00f3n, gesti\u00f3n y conservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos.<\/p>\n

              ANEXO 1<\/strong><\/p>\n

              Criterios b\u00e1sicos para la gesti\u00f3n de los documentos de Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 500 habitantes<\/em><\/strong><\/p>\n

              Son mayor\u00eda las Entidades Locales de Navarra cuya poblaci\u00f3n no excede los 500 habitantes, por lo que las necesidades en gesti\u00f3n de documentos deben amoldarse a la realidad existente en cada caso. Sin embargo, deben considerarse unas condiciones m\u00ednimas que garanticen la organizaci\u00f3n, el control, la conservaci\u00f3n y el acceso imprescindibles de los documentos producidos por las Entidades Locales.<\/p>\n

              \u2013Todos los documentos deben estar convenientemente identificados y clasificados.<\/p>\n

              \u2013Los documentos que constituyen expedientes deben identificarse como pertenecientes a una tramitaci\u00f3n determinada, de acuerdo con el Cuadro de clasificaci\u00f3n de documentos de las Entidades Locales de Navarra, y organizarse como grupo de acuerdo con la codificaci\u00f3n de las series. Debe llevarse un control inform\u00e1tico de cada expediente, con los siguientes datos m\u00ednimos: N\u00famero de expediente del a\u00f1o, c\u00f3digo de expediente (si procede), c\u00f3digo de clasificaci\u00f3n, interesado, asunto y n\u00famero de hojas.<\/p>\n

              \u2013La correspondencia no constitutiva de expedientes debe organizarse f\u00edsicamente teniendo en cuenta los per\u00edodos anuales, y ordenarse cronol\u00f3gicamente. Si se opta por separar la correspondencia entrada de la correspondencia salida, deber\u00e1 llevarse necesariamente un control inform\u00e1tico que relacione una solicitud con su respuesta.<\/p>\n

              \u2013Una vez tramitados los expedientes y resueltos los asuntos, \u00e9stos se conservar\u00e1n en una ubicaci\u00f3n adecuada, especialmente en cuanto a temperatura y humedad, organizada en cajas, conservados bajo llave y custodiados por el Secretario o Secretaria del municipio. Un armario dotado de cerradura \u2013o un grupo de armarios, en su caso\u2013 en el despacho del Secretario o Secretaria, puede ser suficiente.<\/p>\n

              \u2013Es recomendable llevar un registro de las cajas conservadas en cada armario, con los siguientes datos: N\u00famero de caja, a\u00f1o de producci\u00f3n de los documentos y c\u00f3digos de clasificaci\u00f3n normalizados m\u00e1s denominaci\u00f3n de las series.<\/p>\n

              \u2013El Secretario o Secretaria deber\u00e1 llevar un control por escrito de todas las consultas que se desarrollen sobre los documentos, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protecci\u00f3n de datos en funci\u00f3n de los niveles de seguridad de los documentos. Deber\u00e1 llevar una anotaci\u00f3n, como m\u00ednimo, de los siguientes extremos: Fecha, nombre y DNI del interesado e identificaci\u00f3n del documento al que accede.<\/p>\n

              \u2013En ning\u00fan caso debe producirse la salida o pr\u00e9stamo de documentos fuera del \u00e1mbito espec\u00edfico destinado a la consulta, salvo que lo haga un empleado municipal autorizado en raz\u00f3n de un tr\u00e1mite administrativo.<\/p>\n

              \u2013Cuando un empleado del municipio precise recuperar temporalmente un documento o expediente, deber\u00e1 llevarse a cabo anotaci\u00f3n en un libro registro de pr\u00e9stamos. En \u00e9ste se incluir\u00e1 la fecha, el nombre y DNI del empleado, su oficina, breve descripci\u00f3n del documento objeto de pr\u00e9stamo y firma del interesado. Es recomendable que el Secretario o Secretaria dise\u00f1e un documento-testigo de pr\u00e9stamo, que ubicar\u00e1 temporalmente en el lugar del que se extrajo el documento objeto de pr\u00e9stamo, para un mejor control de \u00e9ste.<\/p>\n

              \u2013Las condiciones ambientales de conservaci\u00f3n de los documentos ser\u00e1n similares a las existentes en el despacho del Secretario o Secretaria del municipio, previniendo especialmente las condiciones extremas y las oscilaciones de temperatura y humedad.<\/p>\n

              \u2013Los cargos municipales depositar\u00e1n en el archivo los documentos que se produzcan a lo largo de su gesti\u00f3n, lo que debe asegurarse especialmente cuando finalice su mandato.<\/p>\n

              \u2013Por imperativo legal, no pueden eliminarse documentos originales obrantes en el archivo del municipio, sea cual sea su antig\u00fcedad y productor, salvo que exista acuerdo favorable de la Comisi\u00f3n de Evaluaci\u00f3n Documental de Navarra en conformidad con las instrucciones para la evaluaci\u00f3n y la eliminaci\u00f3n de documentos de las Entidades Locales de Navarra.<\/p>\n

              C\u00f3digo del anuncio: F1607405<\/p>\n

               <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

              ORDEN FORAL 50\/2016, de 10 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 15.000 habitantes.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[4],"tags":[723],"class_list":["post-12461","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-novedades-normativas","tag-municipios-navarraorganizacion-archivos"],"acf":[],"yoast_head":"\nOrganizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 15.000 habitantes - Normativa Municipal<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/normativamunicipal.com\/?p=12461\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Organizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con poblaci\u00f3n inferior a los 15.000 habitantes - 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