{"id":18784,"date":"2022-09-20T17:24:46","date_gmt":"2022-09-20T17:24:46","guid":{"rendered":"https:\/\/normativamunicipal.com\/?p=18784"},"modified":"2026-09-30T09:21:26","modified_gmt":"2026-09-30T09:21:26","slug":"archivos-en-illes-balears","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/normativamunicipal.com\/?p=18784","title":{"rendered":"Archivos en ILLES BALEARS"},"content":{"rendered":"

Ley 6\/2022, de 5 de agosto, de archivos y gesti\u00f3n documental de las Illes Balears. <\/strong><\/p>\n

Estos Documentos, con los que puedan modificar o les acompa\u00f1an, se han incorporado a los contenidos ya existentes en el siguiente T\u00cdTULO publicado y a su disposici\u00f3n:
\n\"\"<\/a>>\"\"<\/a><\/p>\n

BOE de 20 de septiembre de 2022<\/p>\n

TEXTO ORIGINAL<\/p>\n

LA PRESIDENTA DE LAS ILLES BALEARS<\/p>\n

Sea notorio a todos los ciudadanos que el Parlamento de las Illes Balears ha aprobado y yo, en nombre del Rey y de acuerdo con lo que se establece en el art\u00edculo\u00a048.2 del Estatuto de Autonom\u00eda, tengo a bien promulgar la siguiente Ley.<\/p>\n

EXPOSICI\u00d3N DE MOTIVOS<\/p>\n

I<\/p>\n

El Estatuto de Autonom\u00eda de las Illes Balears atribuye a la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, en el art\u00edculo\u00a030.24 y\u00a025, la competencia exclusiva en materia de archivos, bibliotecas y museos que no sean de titularidad estatal, y en patrimonio monumental, cultural, hist\u00f3rico, art\u00edstico, arquitect\u00f3nico, arqueol\u00f3gico, cient\u00edfico y paisaj\u00edstico, sin perjuicio de lo que dispone el art\u00edculo\u00a0149.1.28.\u00aa de la Constituci\u00f3n. Asimismo, el art\u00edculo\u00a032.5 le atribuye la competencia ejecutiva en materia de gesti\u00f3n de archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal que no se reserve el Estado. Por otro lado, el Estatuto de Autonom\u00eda atribuye a los consejos insulares, en el art\u00edculo\u00a070.6 y\u00a019, la competencia propia en materia de patrimonio monumental, cultural, hist\u00f3rico, art\u00edstico, arquitect\u00f3nico, arqueol\u00f3gico y paisaj\u00edstico en su \u00e1mbito territorial, y sobre los museos, los archivos y las bibliotecas de titularidad auton\u00f3mica, en su \u00e1mbito territorial.<\/p>\n

Este marco competencial, determinado por la concurrencia de varias administraciones competentes en materia de archivos y patrimonio documental, tiene como primer referente legislativo fundamental en las Illes Balears la Ley\u00a015\/2006, de\u00a017 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears, que supuso un hito en cuanto a la protecci\u00f3n, la promoci\u00f3n y la divulgaci\u00f3n del patrimonio documental de nuestras islas.<\/p>\n

Efectivamente, esta ley regulaba por primera vez la protecci\u00f3n del patrimonio documental que constituye la memoria hist\u00f3rica, y tambi\u00e9n de los documentos que hoy son producto de la actividad de las administraciones p\u00fablicas y ma\u00f1ana servir\u00e1n para mantener esta memoria hist\u00f3rica.<\/p>\n

Sin embargo, en la actualidad resulta insuficiente, dado que los cambios derivados de la creciente heterogeneidad de los documentos producidos por las administraciones p\u00fablicas y por los particulares; la incorporaci\u00f3n de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y de la comunicaci\u00f3n; la aparici\u00f3n de nuevos modelos de gesti\u00f3n, con sistemas mixtos, digitales y en papel; y el reconocimiento de una serie de derechos a los ciudadanos que inciden en la gesti\u00f3n documental y archiv\u00edstica han configurado un nuevo escenario de demanda a las administraciones p\u00fablicas, en relaci\u00f3n con su gesti\u00f3n, que repercute en las nuevas formas de atenci\u00f3n a la ciudadan\u00eda.<\/p>\n

En consecuencia, si bien el esp\u00edritu y las l\u00edneas maestras de la Ley\u00a015\/2006 mencionada se han mantenido vigentes a lo largo de los diecis\u00e9is a\u00f1os transcurridos desde que se aprob\u00f3, hay que reconocer y regular el hecho de que el tratamiento de los archivos p\u00fablicos ha evolucionado desde una perspectiva eminentemente historicista a otra que tiene en cuenta tambi\u00e9n otros elementos fundamentales, como son la gesti\u00f3n documental en general y la de las actuaciones y los procedimientos administrativos en particular, as\u00ed como el derecho de acceso a los archivos y la documentaci\u00f3n en poder de la administraci\u00f3n.<\/p>\n

Han contribuido a este proceso evolutivo las reformas legislativas operadas por la Ley\u00a039\/2015, de\u00a01 de octubre, del procedimiento administrativo com\u00fan de las administraciones p\u00fablicas; la Ley\u00a040\/2015, de\u00a01 de octubre, de r\u00e9gimen jur\u00eddico del sector p\u00fablico; y el Real decreto\u00a0203\/2021, de\u00a030 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuaci\u00f3n y funcionamiento del sector p\u00fablico por medios electr\u00f3nicos; que, sin ser normas espec\u00edficas de materia archiv\u00edstica, tienen una incidencia relevante en este \u00e1mbito en cuanto a la gesti\u00f3n documental y al documento electr\u00f3nico.<\/p>\n

Ante la gesti\u00f3n tradicional de la documentaci\u00f3n en papel, la administraci\u00f3n electr\u00f3nica no tiene la posibilidad de actuar de forma eficaz si no se organiza con un sistema preciso de clasificaci\u00f3n y ordenaci\u00f3n de los documentos dentro de los archivos electr\u00f3nicos, donde se centraliza toda la documentaci\u00f3n, y el sistema de acceso por parte de la propia administraci\u00f3n a los expedientes que tramita o a los que ya han finalizado. En consecuencia, es imprescindible dotarlo de un sistema de descripci\u00f3n y clasificaci\u00f3n de documentos y procedimientos administrativos, que no puede ser otro que el sistema de evaluaci\u00f3n y calificaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n producida por el sistema de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

La implementaci\u00f3n efectiva de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica requiere que el tratamiento archiv\u00edstico se incorpore al contexto de creaci\u00f3n de los documentos: la tramitaci\u00f3n electr\u00f3nica. Los documentos electr\u00f3nicos se tienen que clasificar, identificar y describir un\u00edvocamente as\u00ed como se van creando, y cuando se cierran se \u00abtransfieren\u00bb desde el entorno o repositorio de tramitaci\u00f3n al Archivo Electr\u00f3nico \u00danico (AEU) para su preservaci\u00f3n, si corresponde, de acuerdo con el calendario de conservaci\u00f3n. Desaparecen de este modo las tres fases de tratamiento tradicionales al desplazarse el tratamiento archiv\u00edstico al entorno de tramitaci\u00f3n. El Archivo Electr\u00f3nico \u00danico es, y tiene que ser entendido, como una parte m\u00e1s del Sistema Integral de Archivo de una entidad u organismo p\u00fablico.<\/p>\n

Por otro lado, la obligaci\u00f3n de colaboraci\u00f3n entre administraciones p\u00fablicas establecida por las leyes antes mencionadas prev\u00e9 el sistema de intercambio de documentos entre las administraciones, mediante el Esquema Nacional de Interoperabilidad, que tambi\u00e9n pone de relieve la necesidad de utilizaci\u00f3n del sistema de evaluaci\u00f3n y calificaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos producidos por el sistema de gesti\u00f3n documental, que incluye un esquema de los metadatos necesarios. Hay que recordar que el Esquema Nacional de Interoperabilidad recoge la obligatoriedad de que las administraciones p\u00fablicas implanten procesos de gesti\u00f3n documental: captura de documentos, registro legal de documentos, clasificaci\u00f3n de documentos, descripci\u00f3n de documentos, calificaci\u00f3n de documentos, acceso a documentos, conservaci\u00f3n de documentos, transferencia de documentos y destrucci\u00f3n o eliminaci\u00f3n de documentos. Es decir, nuevos procesos de gesti\u00f3n documental de obligado cumplimiento para las administraciones p\u00fablicas que son propios del \u00e1mbito de la archiv\u00edstica y que, por lo tanto, se incorporan en esta ley.<\/p>\n

A manera de resumen, los ejes fundamentales de esta ley son:<\/p>\n

1.\u2003Reforzar las consideraciones legales sobre el patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003Actualizar la estructura del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

3.\u2003Identificar los subsistemas archiv\u00edsticos de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

4.\u2003Reforzar la importancia de la evaluaci\u00f3n y la calificaci\u00f3n de los documentos en relaci\u00f3n con la gesti\u00f3n y el archivo de estos.<\/p>\n

5.\u2003Reconocer la trascendencia de la actividad de gesti\u00f3n documental y archiv\u00edstica en los procedimientos administrativos, incluyendo la actividad de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica. Y, en consecuencia, incluir expresamente, en el \u00e1mbito de la gesti\u00f3n documental y de archivo, la documentaci\u00f3n electr\u00f3nica y, si hace falta, identificar sus especialidades.<\/p>\n

6.\u2003Reconocer la necesidad de dotar con medios materiales y de personal el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

7.\u2003Regular el sistema simplificado de acceso a la documentaci\u00f3n cuando esta se encuentra en archivos hist\u00f3ricos o de acceso libre, con infraestructuras adecuadas para la consulta.<\/p>\n

8.\u2003Regular el marco de las auditor\u00edas, inspecciones, infracciones y sanciones en relaci\u00f3n con la conservaci\u00f3n de los documentos y la aplicaci\u00f3n del Sistema Archiv\u00edstico, y el acceso a los documentos de los archivos hist\u00f3ricos.<\/p>\n

II<\/p>\n

Las consideraciones expuestas se reflejan en el articulado, que se estructura en ochenta y siete art\u00edculos, distribuidos en siete t\u00edtulos, cinco disposiciones adicionales, cinco disposiciones transitorias, una disposici\u00f3n derogatoria y dos disposiciones finales.<\/p>\n

En el t\u00edtulo I, \u00abDisposiciones generales\u00bb, se actualiza a fondo el repertorio de definiciones que afectan a la ley. As\u00ed, se da m\u00e1s amplitud a la idea de documento, mediante la aparici\u00f3n de los conceptos de documento simple; documento compuesto, que incluye el concepto de expediente administrativo; documento electr\u00f3nico y expediente electr\u00f3nico. Por otra parte, se establece la diferencia entre un archivo como fondo documental y un archivo como instituci\u00f3n contenedora de fondos y colecciones documentales. Tambi\u00e9n se a\u00f1ade el concepto de archivo hist\u00f3rico. Asimismo, se regula el concepto de calificaci\u00f3n, como proceso incluido en la gesti\u00f3n documental, que incluye la evaluaci\u00f3n, tal como se describe en los art\u00edculos\u00a063 y\u00a065 de la ley. Finalmente, se ha hecho una revisi\u00f3n del concepto de Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, que se desarrolla en el t\u00edtulo III.<\/p>\n

En el t\u00edtulo II, \u00abDocumentos y patrimonio documental de las Illes Balears\u00bb, se ampl\u00eda la definici\u00f3n y la base de los bienes que integran el patrimonio documental; se incluye la recuperaci\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears que se encuentra fuera del archipi\u00e9lago (art\u00edculo\u00a07), y se ampl\u00eda el contenido relativo a la digitalizaci\u00f3n (art\u00edculo\u00a017) incluyendo la responsabilidad de las instituciones en la digitalizaci\u00f3n de los fondos documentales como medio de conservaci\u00f3n y de difusi\u00f3n del patrimonio, como tambi\u00e9n en la digitalizaci\u00f3n de los fondos documentales radicados geogr\u00e1ficamente fuera de las Illes Balears.<\/p>\n

En el t\u00edtulo III, \u00abSistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears\u00bb, se actualiza la regulaci\u00f3n de los \u00f3rganos de coordinaci\u00f3n, en su representaci\u00f3n y en sus funciones. Se crea la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos (art\u00edculo\u00a027), como un \u00f3rgano colegiado de car\u00e1cter t\u00e9cnico, adscrito a la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears y representado por todas las administraciones p\u00fablicas competentes en materia de archivos y gesti\u00f3n documental. Tambi\u00e9n en este t\u00edtulo se reconocen las nuevas realidades territoriales y administrativas de las Illes Balears. As\u00ed, se reconoce el subsistema archiv\u00edstico del Archivo Hist\u00f3rico de Ibiza y Formentera, atendiendo a su car\u00e1cter interinsular. Por otra parte, se regula el Archivo del Gobierno de las Illes Balears (art\u00edculo\u00a033) como centro l\u00edder y de referencia del Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

En el t\u00edtulo IV, \u00abGesti\u00f3n documental y funcionamiento de los archivos p\u00fablicos\u00bb, el cap\u00edtulo I desarrolla las finalidades de las actuaciones archiv\u00edsticas en relaci\u00f3n con la gesti\u00f3n administrativa y la gesti\u00f3n documental. Hay que destacar el cap\u00edtulo II, centrado en la gesti\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos en los archivos p\u00fablicos y sus caracter\u00edsticas, y el cap\u00edtulo III, dedicado al ingreso y la salida de documentos de los archivos p\u00fablicos, especialmente el art\u00edculo\u00a062, referido al ingreso de documentos privados en archivos p\u00fablicos, en el cual se definen y se aclaran los conceptos de dep\u00f3sito de documentos, cesi\u00f3n y comodato. Por otra parte, se establece la necesidad de dotar con medios personales y materiales los archivos integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, para hacer efectivas las previsiones que en \u00e9l se contienen.<\/p>\n

El t\u00edtulo V, \u00abAcceso a los documentos de los archivos hist\u00f3ricos\u00bb, regula, como medida de transparencia activa, la obligaci\u00f3n de los archivos p\u00fablicos pertenecientes al Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears de publicar los instrumentos archiv\u00edsticos de informaci\u00f3n y descripci\u00f3n (art\u00edculo\u00a070), con objeto de permitir a los usuarios localizar los documentos custodiados, en garant\u00eda del derecho de acceso. En relaci\u00f3n con el acceso a la documentaci\u00f3n en poder de la administraci\u00f3n se reconoce la aplicaci\u00f3n del procedimiento de solicitud de la Ley\u00a019\/2013, de\u00a09 de diciembre, de transparencia, acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica y buen gobierno. Sin embargo, de acuerdo con la disposici\u00f3n adicional primera de la Ley\u00a019\/2013, se regula un r\u00e9gimen espec\u00edfico y m\u00e1s simplificado de acceso a la documentaci\u00f3n cuando esta se encuentra en archivos hist\u00f3ricos, que, de acuerdo con la definici\u00f3n del art\u00edculo\u00a02, incluyen los archivos de conservaci\u00f3n permanente que dispongan de infraestructuras adecuadas para la consulta directa, como es habitual en la consulta de los documentos originales directamente en los archivos, a menudo con finalidades de investigaci\u00f3n.<\/p>\n

En el t\u00edtulo VI, \u00abR\u00e9gimen de inspecci\u00f3n y auditor\u00eda\u00bb, es prev\u00e9 la creaci\u00f3n de servicios de inspecci\u00f3n de archivos en la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma y en los consejos insulares y se determinan sus funciones. Asimismo se impone a las citadas administraciones la obligaci\u00f3n de colaborar en el impulso a la realizaci\u00f3n de auditor\u00edas.<\/p>\n

En el t\u00edtulo VII, \u00abR\u00e9gimen sancionador\u00bb, se regulan las infracciones y sanciones en relaci\u00f3n con la conservaci\u00f3n del patrimonio documental, la aplicaci\u00f3n de los sistemas archiv\u00edsticos y el acceso a los documentos de los archivos hist\u00f3ricos. Este r\u00e9gimen sancionador se regula de acuerdo con los principios establecidos por la normativa b\u00e1sica de la Ley\u00a040\/2015, de\u00a01 de octubre, de r\u00e9gimen jur\u00eddico del sector p\u00fablico. Sin embargo, en el supuesto de infracciones en relaci\u00f3n con el acceso a la documentaci\u00f3n en poder de la administraci\u00f3n a la cual sea aplicable el procedimiento de la Ley\u00a019\/2013, de\u00a09 de diciembre, de transparencia, acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica y buen gobierno, ser\u00e1 de aplicaci\u00f3n el r\u00e9gimen sancionador previsto en esta norma.<\/p>\n

En las disposiciones adicionales se prev\u00e9 la obligaci\u00f3n de las administraciones p\u00fablicas de crear, en el plazo de un a\u00f1o, los \u00f3rganos y las unidades administrativas para el impulso y la coordinaci\u00f3n de los respectivos archivos y subsistemas archiv\u00edsticos.<\/p>\n

La disposici\u00f3n adicional segunda determina la consejer\u00eda que ser\u00e1 competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental de la administraci\u00f3n auton\u00f3mica, siempre de acuerdo con la estructura org\u00e1nica del Gobierno prevista en el decreto de la Presidencia que en cada momento est\u00e9 vigente.<\/p>\n

Las disposiciones adicionales tercera, cuarta y quinta establecen determinadas previsiones en relaci\u00f3n a los convenios que subscribir\u00e1 el Parlamento de las Illes Balears, la historia cl\u00ednica y la memoria y el reconocimiento democr\u00e1tico, respectivamente.<\/p>\n

Las disposiciones transitorias dan un plazo de un a\u00f1o a la administraci\u00f3n auton\u00f3mica y a los consejos insulares para crear los servicios de archivos y gesti\u00f3n documental correspondientes; de tres a\u00f1os a los consejos insulares para confeccionar los correspondientes censos de archivos y documentos de su territorio; y de un a\u00f1o para crear la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos.<\/p>\n

Por otro lado, dos disposiciones transitorias evitan el riesgo de vac\u00edo legal y mantienen vigente la regulaci\u00f3n actual (la disposici\u00f3n transitoria cuarta respecto a la carencia de aprobaci\u00f3n de las respectivas tablas de acceso y evaluaci\u00f3n de documentos, y la disposici\u00f3n transitoria quinta mientras no se apruebe el reglamento correspondiente) para el acceso a la documentaci\u00f3n de los archivos hist\u00f3ricos.<\/p>\n

La disposici\u00f3n derogatoria \u00fanica concierne, esencialmente, a la Ley\u00a015\/2006, de\u00a017 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears, y al t\u00edtulo VIII de la Ley\u00a012\/1998, de\u00a021 de diciembre, de patrimonio hist\u00f3rico de las Illes Balears.<\/p>\n

Las disposiciones finales autorizan al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares, en los \u00e1mbitos competenciales respectivos, a dictar las disposiciones reglamentarias para desarrollar esta ley, y establecen el plazo para su entrada en vigor.<\/p>\n

III<\/p>\n

De conformidad con el art\u00edculo\u00a049 de la Ley\u00a01\/2019, de\u00a031 de enero, del Gobierno de las Illes Balears, la ley se ajusta a los principios de buena regulaci\u00f3n, y, de acuerdo con los principios de necesidad y eficacia, la iniciativa normativa se fundamenta en una identificaci\u00f3n clara de las finalidades perseguidas. As\u00ed, la ley se justifica, ante todo, por la necesidad de actualizar la regulaci\u00f3n auton\u00f3mica y adaptarla a las nuevas demandas y nuevas realidades surgidas desde que se public\u00f3 la Ley\u00a015\/2006, de\u00a017 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

De acuerdo con el principio de proporcionalidad, esta norma contiene la regulaci\u00f3n imprescindible para atender a las necesidades t\u00e9cnicas y organizativas que pretende cubrir. Por otro lado, la ley no prev\u00e9 ninguna nueva carga administrativa para la ciudadan\u00eda; refuerza y ampl\u00eda la garant\u00eda de la publicidad y el acceso a los documentos custodiados en los archivos p\u00fablicos; y prev\u00e9 una mayor dotaci\u00f3n de recursos personales y materiales para las administraciones competentes al objeto de garantizar los derechos que establece.<\/p>\n

Respecto al principio de eficiencia, se racionaliza la gesti\u00f3n de los recursos p\u00fablicos a la hora de aplicar la nueva norma, adem\u00e1s de incluir la regulaci\u00f3n de los procesos de gesti\u00f3n documental y de archivo con referencia a la administraci\u00f3n electr\u00f3nica dentro del sistema general de archivos de las Illes Balears.<\/p>\n

La seguridad jur\u00eddica tambi\u00e9n preside esta iniciativa normativa, puesto que se ejerce de manera coherente con el resto del ordenamiento jur\u00eddico, nacional, auton\u00f3mico y de la Uni\u00f3n Europea, y genera un marco normativo estable, predecible, integrado y de certeza. Por otro lado, en la redacci\u00f3n de la ley se han considerado las recomendaciones del Dictamen del Consejo Consultivo en relaci\u00f3n con la determinaci\u00f3n de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental; la aclaraci\u00f3n y la ampliaci\u00f3n de conceptos y definiciones (como por ejemplo el art\u00edculo\u00a02 sobre definiciones, el art\u00edculo\u00a05 sobre patrimonio documental de las Illes Balears o los art\u00edculos\u00a058 y\u00a060, sobre ingreso y salida de documentos), y, en general, la sistem\u00e1tica y la redacci\u00f3n de los preceptos de la ley; se ha clarificado la normativa aplicable en materia de acceso y de gesti\u00f3n electr\u00f3nica de documentos a los archivos p\u00fablicos; y se han completado el cuadro de infracciones y sanciones y el r\u00e9gimen sancionador de acuerdo con la normativa b\u00e1sica estatal.<\/p>\n

En virtud del principio de transparencia, se ha garantizado la participaci\u00f3n ciudadana, antes y durante la tramitaci\u00f3n de la elaboraci\u00f3n normativa. El anteproyecto de ley se someti\u00f3 al tr\u00e1mite de consulta previa, en los t\u00e9rminos del art\u00edculo\u00a0133 de la Ley\u00a039\/2015, ya citada, y a los tr\u00e1mites de audiencia y de informaci\u00f3n p\u00fablica, de acuerdo con el art\u00edculo\u00a058 de la Ley\u00a01\/2019, de\u00a031 de enero, del Gobierno de las Illes Balears, y que tambi\u00e9n prev\u00e9n los art\u00edculos\u00a043 a\u00a045 de la Ley\u00a04\/2001, de\u00a014 de marzo, del Gobierno de las Illes Balears, actualmente vigente.<\/p>\n

T\u00cdTULO I<\/p>\n

Disposiciones generales<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a01.\u2003Objeto y principios de actuaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Constituyen el objeto de esta ley:<\/p>\n

a)\u2003Establecer los criterios necesarios para la planificaci\u00f3n, la creaci\u00f3n, la organizaci\u00f3n, el funcionamiento y la coordinaci\u00f3n del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears y de sus subsistemas archiv\u00edsticos, que tienen que estar presididos por los principios de coordinaci\u00f3n y de colaboraci\u00f3n entre las administraciones p\u00fablicas.<\/p>\n

b)\u2003Impulsar la gesti\u00f3n y la garant\u00eda de la preservaci\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears, p\u00fablico y privado, de acuerdo con sus valores, para el servicio de los intereses generales.<\/p>\n

c)\u2003Fijar, respecto al patrimonio documental, los derechos y los deberes de quienes son titulares y de los ciudadanos.<\/p>\n

2.\u2003Todas las administraciones p\u00fablicas est\u00e1n obligadas a colaborar en la consecuci\u00f3n de los objetivos de esta ley.<\/p>\n

3.\u2003Las administraciones p\u00fablicas tienen que promover y garantizar que el tratamiento de la documentaci\u00f3n y, por lo tanto, la gesti\u00f3n documental y la preservaci\u00f3n y la difusi\u00f3n de los documentos cumplan la finalidad de ponerla al alcance de los usuarios.<\/p>\n

4.\u2003Las administraciones p\u00fablicas tienen que promover de una manera activa el uso de las tecnolog\u00edas en el tratamiento de los archivos y documentos, como herramientas para mejorar su gesti\u00f3n, conservaci\u00f3n, servicio y difusi\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a02.\u2003Definiciones.<\/strong><\/p>\n

De conformidad con esta ley, se entiende por:<\/p>\n

a)\u2003Archivo: centro donde se re\u00fanen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones, seg\u00fan el enunciado de la letra m) de este art\u00edculo, para el servicio de las instituciones productoras, la informaci\u00f3n a la ciudadan\u00eda, la investigaci\u00f3n y la cultura.<\/p>\n

b)\u2003Archivo de tr\u00e1mite o de gesti\u00f3n: archivo que acoge documentos que se encuentran en los \u00f3rganos y las unidades administrativas para la su custodia en la fase de tramitaci\u00f3n.<\/p>\n

c)\u2003Archivo hist\u00f3rico: es el centro encargado de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar fondos de instituciones hist\u00f3ricas o de personas y organizaciones privadas, as\u00ed como todos los documentos, p\u00fablicos o privados, que se consideren de conservaci\u00f3n permanente.<\/p>\n

d)\u2003Archivo p\u00fablico: archivo que custodia y sirve a los documentos generados por las entidades p\u00fablicas en el ejercicio de sus competencias y, en su caso, por particulares, y cuya la titularidad corresponde a una administraci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n

Dado el ciclo de vida de los documentos, los archivos p\u00fablicos se organizan en:<\/p>\n

a’) Archivo de gesti\u00f3n, entendido como el conjunto org\u00e1nico de documentos producidos o recibos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.<\/p>\n

b’) Archivo central, entendido como el conjunto org\u00e1nico de documentos producidos o provenientes de los \u00f3rganos o las entidades a los que est\u00e1n adscritos, transferidos desde sus unidades administrativas, hasta su eliminaci\u00f3n o transferencia al archivo intermedio.<\/p>\n

c’) Archivo intermedio, entendido como el conjunto org\u00e1nico de documentos transferidos desde los archivos centrales, hasta su eliminaci\u00f3n o transferencia a un archivo hist\u00f3rico para su conservaci\u00f3n permanente y definitiva.<\/p>\n

e)\u2003Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias, cuya titularidad corresponde a una persona f\u00edsica o jur\u00eddica privada.<\/p>\n

f)\u2003Archivos electr\u00f3nicos: se dice de aquellos que permiten almacenar por medios electr\u00f3nicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Est\u00e1n destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electr\u00f3nicos y vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.<\/p>\n

g)\u2003Archiveros, documentalistas y gestores documentales: personal t\u00e9cnico cualificado, con formaci\u00f3n y conocimientos espec\u00edficos en tratamiento archiv\u00edstico que tienen que establecer las pautas de gesti\u00f3n de los documentos, independientemente de su soporte y del momento de tratamiento.<\/p>\n

h)\u2003Evaluaci\u00f3n: proceso para determinar los valores de los documentos producidos o conservados por un \u00f3rgano administrativo, a trav\u00e9s del an\u00e1lisis de las caracter\u00edsticas hist\u00f3ricas, administrativas, jur\u00eddicas, fiscales e informativas de las series documentales, que da como resultado el establecimiento de los plazos de conservaci\u00f3n, transferencia y acceso de estas.<\/p>\n

i)\u2003Calendario de conservaci\u00f3n y acceso: instrumento que identifica las series documentales, precisa los criterios de selecci\u00f3n y los plazos de conservaci\u00f3n o eliminaci\u00f3n de los documentos y establece los criterios de acceso a estos.<\/p>\n

j)\u2003Ciclo de vida de los documentos: las diferentes etapas por las cuales pasan los documentos desde que se producen hasta su eliminaci\u00f3n conforme al procedimiento establecido o, si procede, su conservaci\u00f3n permanente.<\/p>\n

k)\u2003Colecci\u00f3n documental: conjunto artificial de documentos, de la misma o de diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservaci\u00f3n, por su especial inter\u00e9s o por cualquier otro criterio subjetivo.<\/p>\n

l)\u2003Digitalizaci\u00f3n: proceso tecnol\u00f3gico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electr\u00f3nico en uno o varios ficheros electr\u00f3nicos que contienen la imagen codificada, fiel e \u00edntegra del documento.<\/p>\n

m)\u2003Documento: cualquier expresi\u00f3n de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresi\u00f3n gr\u00e1fica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones, como tambi\u00e9n las obras de creaci\u00f3n y de investigaci\u00f3n editadas, o los que se consideren exclusivamente patrimonio bibliogr\u00e1fico.<\/p>\n

n)\u2003Documento compuesto: es una unidad formada por varios documentos simples, referidos a un mismo tema, actividad o asunto (expediente o registro).<\/p>\n

o)\u2003Documento electr\u00f3nico: informaci\u00f3n de cualquier naturaleza en formato electr\u00f3nico, recogida en un soporte electr\u00f3nico seg\u00fan un formato determinado y susceptible de identificaci\u00f3n y tratamiento diferenciado, de acuerdo con el r\u00e9gimen previsto en el art\u00edculo\u00a026.2 de la Ley\u00a039\/2015, de\u00a01 de octubre, del procedimiento administrativo com\u00fan de las administraciones p\u00fablicas (y con los metadatos recogidos en la Resoluci\u00f3n de\u00a019 de julio de\u00a02011, de la Secretar\u00eda de Estado para la Funci\u00f3n P\u00fablica, por la cual se aprueba la Norma T\u00e9cnica de Interoperabilidad de Documento Electr\u00f3nico).<\/p>\n

p)\u2003Documento simple: se refiere a la unidad documental archiv\u00edstica m\u00e1s peque\u00f1a que existe, que consta de un \u00fanico hecho documentado, productor documental y \u00fanica fecha de producci\u00f3n.<\/p>\n

q)\u2003Documentaci\u00f3n en fase activa: documentaci\u00f3n que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.<\/p>\n

r)\u2003Documentaci\u00f3n en fase semiactiva: documentaci\u00f3n que, una vez concluida la tramitaci\u00f3n administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual en su actividad por la unidad que la ha generado.<\/p>\n

s)\u2003Documentaci\u00f3n inactiva o hist\u00f3rica: documentaci\u00f3n que, una vez concluida la vigencia administrativa, tiene valores primordialmente informativos o culturales.<\/p>\n

t)\u2003Eliminaci\u00f3n o expurgo: proceso de destrucci\u00f3n o borrado de documentos y datos, aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservaci\u00f3n y acceso.<\/p>\n

u)\u2003Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de antecedente y fundamento a la resoluci\u00f3n administrativa, as\u00ed como las diligencias encaminadas a ejecutar esta resoluci\u00f3n.<\/p>\n

v)\u2003Expediente electr\u00f3nico: conjunto ordenado y autenticado de documentos y actuaciones electr\u00f3nicos que sirven de antecedente y fundamento para la resoluci\u00f3n administrativa y para las diligencias encaminadas a ejecutarla, el \u00edndice electr\u00f3nico numerado de todos los documentos que contiene y la copia electr\u00f3nica certificada de la resoluci\u00f3n adoptada, de acuerdo con el r\u00e9gimen previsto en el art\u00edculo\u00a070 de la Ley\u00a039\/2015, de\u00a01 de octubre, del procedimiento administrativo com\u00fan de las administraciones p\u00fablicas, y en el art\u00edculo\u00a051 del Real decreto\u00a0203\/2021, de\u00a030 de marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuaci\u00f3n y funcionamiento del sector p\u00fablico por medios electr\u00f3nicos.<\/p>\n

w)\u2003Fondo documental: conjunto org\u00e1nico de documentos reunidos en un proceso natural, producidos o recibos por una persona f\u00edsica o jur\u00eddica, p\u00fablica o privada, a lo largo de su existencia, y que se pone al servicio del mismo productor de la informaci\u00f3n y de la investigaci\u00f3n.<\/p>\n

x)\u2003Gesti\u00f3n documental: conjunto de operaciones y de t\u00e9cnicas basadas en el an\u00e1lisis de la producci\u00f3n, la tramitaci\u00f3n y la evaluaci\u00f3n de los documentos, que se destina a la planificaci\u00f3n, el control, el uso, la conservaci\u00f3n y la eliminaci\u00f3n o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gesti\u00f3n eficaz y rentable.<\/p>\n

y)\u2003\u00cdndice electr\u00f3nico: relaci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos de un expediente electr\u00f3nico, firmada por la administraci\u00f3n, el \u00f3rgano o la entidad actuante, seg\u00fan proceda, cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electr\u00f3nico y permitir su recuperaci\u00f3n siempre que sea necesario.<\/p>\n

z)\u2003Metadatos: cualquier tipo de informaci\u00f3n de car\u00e1cter instrumental asociada a un documento electr\u00f3nico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento inmediato y autom\u00e1tico de alguna de sus caracter\u00edsticas, con el fin de contextualizar el documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservaci\u00f3n, la interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de este documento.<\/p>\n

aa)\u2003Preservaci\u00f3n digital: conjunto de procesos destinados a garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital durante el tiempo que se considere necesario, con el fin de mantener la accesibilidad, la integridad, la autenticidad y la disponibilidad, as\u00ed como evitar la obsolescencia.<\/p>\n

bb)\u2003Cuadro de clasificaci\u00f3n: instrumento t\u00e9cnico de gesti\u00f3n que permite organizar la documentaci\u00f3n, de acuerdo con el principio de procedencia y atendiendo preferentemente a criterios funcionales, as\u00ed como normalizar la denominaci\u00f3n de las series documentales.<\/p>\n

cc)\u2003Calificaci\u00f3n: proceso incluido en la gesti\u00f3n documental, que contiene la determinaci\u00f3n de los documentos esenciales, la evaluaci\u00f3n de los documentos y el dictamen del organismo.<\/p>\n

dd)\u2003Sello de tiempo: asignaci\u00f3n por medios electr\u00f3nicos de una fecha y hora a un documento electr\u00f3nico con la intervenci\u00f3n de un prestador de servicios de certificaci\u00f3n que asegure la exactitud y la integridad de la marca de tiempo del documento.<\/p>\n

ee)\u2003Selecci\u00f3n documental: procedimiento mediante el cual se establece la conservaci\u00f3n o la eliminaci\u00f3n de los documentos de una serie documental, despu\u00e9s de su identificaci\u00f3n y valoraci\u00f3n.<\/p>\n

ff)\u2003Serie documental: conjunto de documentos, de estructura y contenidos homog\u00e9neos, producido por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.<\/p>\n

gg)\u2003Firma electr\u00f3nica: conjunto de datos en forma electr\u00f3nica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificaci\u00f3n del firmante.<\/p>\n

hh)\u2003Sistema archiv\u00edstico: conjunto de \u00f3rganos de las administraciones p\u00fablicas y de subsistemas aut\u00f3nomos, relacionados entre s\u00ed por \u00f3rganos de coordinaci\u00f3n, que garantizan la identificaci\u00f3n, la gesti\u00f3n, la conservaci\u00f3n, la protecci\u00f3n, el acceso y la difusi\u00f3n del patrimonio documental.<\/p>\n

ii)\u2003Sistema de archivos: conjunto de normas reguladoras, as\u00ed como de \u00f3rganos, centros, servicios y archivos competentes en la gesti\u00f3n eficaz de los documentos y de los archivos.<\/p>\n

jj)\u2003Tablas de valoraci\u00f3n documental: instrumentos que determinan, respecto a cada serie documental, su c\u00f3digo, denominaci\u00f3n, \u00f3rgano productor, funci\u00f3n que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su transferencia, conservaci\u00f3n, eliminaci\u00f3n y acceso.<\/p>\n

kk)\u2003Trazabilidad: capacidad de conocer y reproducir a trav\u00e9s de medios electr\u00f3nicos, la informaci\u00f3n relativa al estado de tramitaci\u00f3n y a los documentos y actos administrativos que forman parte de un determinado procedimiento.<\/p>\n

ll)\u2003Transferencia documental: conjunto de operaciones por las cuales los documentos, as\u00ed como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en funci\u00f3n de las normas y los plazos establecidos.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a03.\u2003\u00c1mbito de aplicaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Esta ley se aplica a los archivos cuya titularidad corresponde a la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, a las administraciones de los consejos insulares y de los ayuntamientos, y a otros entes locales radicados en la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003Los archivos de titularidad estatal cuya gesti\u00f3n se ha transferido a la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, se rigen por la normativa estatal y por los convenios de gesti\u00f3n, que, en relaci\u00f3n con los archivos mencionados, se subscriban entre el Estado y la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

3.\u2003Esta ley tambi\u00e9n se aplica a los documentos y archivos de titularidad p\u00fablica de las Illes Balears, y a los documentos y archivos privados que integran o pueden integrar el patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

4.\u2003Los preceptos de esta ley se aplican al patrimonio documental y a los archivos, sin perjuicio del r\u00e9gimen espec\u00edfico de protecci\u00f3n previsto en la legislaci\u00f3n de patrimonio hist\u00f3rico.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a04.\u2003Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El Censo de archivos y documentos de las Illes Balears es el instrumento de informaci\u00f3n, de planificaci\u00f3n y de control del patrimonio documental de las Illes Balears. Realizado en formato de gu\u00eda o de inventario electr\u00f3nico, recoge, para cada centro de archivo, fondo documental o colecci\u00f3n documental, los datos relativos a la ubicaci\u00f3n, la titularidad, los servicios, la descripci\u00f3n general, el personal, las condiciones de seguridad y el cuadro de clasificaci\u00f3n.<\/p>\n

2.\u2003Cada consejo insular tiene que confeccionar el censo correspondiente a su \u00e1mbito territorial.<\/p>\n

3.\u2003Todas las instituciones, personas f\u00edsicas y jur\u00eddicas que sean propietarias, poseedoras o responsables de la custodia y la conservaci\u00f3n de los centros de archivo, los fondos documentales o las colecciones documentales a que se refiere esta ley est\u00e1n obligadas a cooperar y a facilitar los datos correspondientes para la confecci\u00f3n y la actualizaci\u00f3n del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/p>\n

T\u00cdTULO II<\/p>\n

Documentos y patrimonio documental de las Illes Balears<\/strong><\/p>\n

CAP\u00cdTULO I<\/p>\n

Patrimonio documental de las Illes Balears<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a05.\u2003Bienes integrantes del patrimonio documental.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El patrimonio documental de las Illes Balears est\u00e1 constituido por todos los documentos, comprendidos o no en archivos y generados en cualquier \u00e9poca, que hayan sido producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquier de los organismos a que hace referencia el apartado\u00a01 del art\u00edculo\u00a010 de esta ley.<\/p>\n

2.\u2003A efectos del apartado anterior, en todo caso forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears los documentos integrantes de los fondos del Archivo de la Corona de Arag\u00f3n y de los archivos hist\u00f3ricos que se indican en esta ley.<\/p>\n

3.\u2003Forman parte tambi\u00e9n del patrimonio documental de las Illes Balears, sin perjuicio de la legislaci\u00f3n estatal que les afecte, los documentos producidos, reunidos o conservados por los organismos a que hace referencia el apartado\u00a02 del art\u00edculo\u00a010 de esta ley.<\/p>\n

4.\u2003Adem\u00e1s, se entienden comprendidos en el patrimonio documental de las Illes Balears, los documentos, reunidos o no en archivos, y con una antig\u00fcedad superior a los cuarenta a\u00f1os, que hayan sido producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por los organismos radicados en las Illes Balears que formen parte de alguno de los grupos siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Las asociaciones y entidades pol\u00edticas, sindicales o empresariales.<\/p>\n

b)\u2003Las fundaciones y asociaciones de car\u00e1cter cultural, cient\u00edfico o educativo.<\/p>\n

c)\u2003La Iglesia Cat\u00f3lica o sus congregaciones, \u00f3rdenes o institutos.<\/p>\n

d)\u2003Las otras confesiones religiosas.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a06.\u2003Otros documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Forman parte igualmente del patrimonio documental de las Illes Balears los documentos con una antig\u00fcedad superior a los cien a\u00f1os que se encuentren en el territorio de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears y que hayan sido producidos, reunidos o conservados por cualquier persona f\u00edsica o jur\u00eddica de derecho privado.<\/p>\n

2.\u2003Reglamentariamente se podr\u00e1 determinar el procedimiento para incluir en el patrimonio documental de las Illes Balears los documentos de car\u00e1cter privado que, sin tener dicha antig\u00fcedad, presenten caracter\u00edsticas que aconsejen su inclusi\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a07.\u2003Recuperaci\u00f3n del patrimonio documental.<\/strong><\/p>\n

Las administraciones p\u00fablicas tienen que promover el regreso de los bienes que integran el patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran fuera del territorio del archipi\u00e9lago, respetando el patrimonio compartido con el Estado y con otras comunidades aut\u00f3nomas.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a08.\u2003Deber de informaci\u00f3n y de colaboraci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

Todas las personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas, con independencia de su r\u00e9gimen y naturaleza jur\u00eddica, que sean titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental de las Illes Balears, est\u00e1n obligadas a colaborar con los \u00f3rganos competentes en materia de archivos, gesti\u00f3n de documentos y patrimonio documental, permitiendo el examen de los mismos a efectos de comprobar su estado de conservaci\u00f3n o para su protecci\u00f3n espec\u00edfica, si procediera, y proporcionando toda la informaci\u00f3n que les sea requerida, en lo referente a tales documentos y a los archivos, los centros o las entidades donde se custodien.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a09.\u2003Archivo de la Corona de Arag\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

Lo que dispone este t\u00edtulo se entiende sin perjuicio de la participaci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears en el Patronato del Archivo de la Corona de Arag\u00f3n, creado por el Real Decreto\u00a01267\/2006, de\u00a08 de noviembre, tal como se prev\u00e9 en la disposici\u00f3n adicional primera de la Ley Org\u00e1nica\u00a01\/2007, de\u00a028 de febrero, de reforma del Estatuto de Autonom\u00eda de las Illes Balears.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO II<\/p>\n

Documentos de titularidad p\u00fablica o privada del patrimonio documental de\u00a0las\u00a0Illes\u00a0Balears<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a010.\u2003Definici\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003De acuerdo con el art\u00edculo\u00a05.1 de esta ley, son documentos de titularidad p\u00fablica o privada los que producen, reciben o conservan en el ejercicio de sus funciones:<\/p>\n

a)\u2003El Gobierno y la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003El Parlamento de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003Los consejos insulares.<\/p>\n

d)\u2003Las entidades locales.<\/p>\n

e)\u2003El Consejo Econ\u00f3mico y Social, el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Illes Balears no dependientes de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

f)\u2003La Universidad de las Illes Balears.<\/p>\n

g)\u2003Los entes integrantes del sector p\u00fablico instrumental de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

h)\u2003Cualquier organismo o instituci\u00f3n de car\u00e1cter p\u00fablico radicado en las Illes Balears y desaparecido antes de la constituci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, a pesar de que se encuentre en poder de particulares.<\/p>\n

i)\u2003Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios p\u00fablicos, en cuanto a estas concesiones.<\/p>\n

j)\u2003Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones p\u00fablicas, en cuanto a estas funciones.<\/p>\n

2.\u2003Tambi\u00e9n forman parte, sin perjuicio de la legislaci\u00f3n estatal que les afecte, los documentos generados y reunidos por las siguientes instituciones radicadas en las Illes Balears:<\/p>\n

a)\u2003Los \u00f3rganos de la Administraci\u00f3n perif\u00e9rica del Estado.<\/p>\n

b)\u2003Los \u00f3rganos de la Administraci\u00f3n de justicia.<\/p>\n

c)\u2003Las notar\u00edas y los registros p\u00fablicos.<\/p>\n

d)\u2003Las instituciones cient\u00edficas y culturales y las corporaciones de derecho p\u00fablico con domicilio en las Illes Balears.<\/p>\n

e)\u2003Los \u00f3rganos de la Uni\u00f3n Europea radicados en las Illes Balears, sin perjuicio de la normativa europea que les sea de aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

f)\u2003Cualquier entidad p\u00fablica o entidad dependiente de una entidad p\u00fablica no incluida en las letras precedentes.<\/p>\n

3.\u2003Se consideran incluidos en la enumeraci\u00f3n del apartado\u00a01 anterior los documentos generados o recibidos por raz\u00f3n del cargo por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones p\u00fablicas.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a011.\u2003Requisitos de los documentos de titularidad p\u00fablica.<\/strong><\/p>\n

Los documentos de titularidad p\u00fablica, al efecto de su validez, tienen que cumplir los requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualizaci\u00f3n y trazabilidad, de acuerdo con la normativa que les sea aplicable.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a012.\u2003Responsabilidades de los titulares de documentos p\u00fablicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Cada una de las administraciones competentes en materia de archivos o las entidades titulares de documentos p\u00fablicos tienen que poner en pr\u00e1ctica un \u00fanico sistema de gesti\u00f3n documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia. La Junta Interinsular de Archivos fijar\u00e1, en todo caso, los criterios y los mecanismos de homogeneizaci\u00f3n en la gesti\u00f3n documental de los archivos de las Illes Balears, a partir de lo que establece el t\u00edtulo IV de esta ley, sobre la gesti\u00f3n documental, a propuesta de las comisiones t\u00e9cnicas interinsular e insulares de archivos.<\/p>\n

2.\u2003Los centros de archivo de titularidad p\u00fablica tienen que disponer de personal suficiente y con la cualificaci\u00f3n adecuada para cumplir los objetivos de esta ley.<\/p>\n

3.\u2003Con independencia de las t\u00e9cnicas o de los soportes utilizados, todos los documentos p\u00fablicos deben tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, como tambi\u00e9n la conservaci\u00f3n y, si procede, la confidencialidad.<\/p>\n

4.\u2003Los documentos de titularidad p\u00fablica son inalienables, inembargables y los derechos de quienes son sus titulares no prescriben.<\/p>\n

5.\u2003Si los titulares de documentos p\u00fablicos tienen conocimiento de la existencia de documentos propios en posesi\u00f3n de terceros de manera ilegal o ileg\u00edtima, deben tomar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a013.\u2003Traspaso de funciones entre administraciones y cargos p\u00fablicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003En caso de supresi\u00f3n o traspaso de un ente u organismo p\u00fablico, sus documentos se incorporar\u00e1n al archivo de la administraci\u00f3n p\u00fablica que asuma sus funciones. Si no hay ninguna administraci\u00f3n que las asuma, los documentos se incorporar\u00e1n a un archivo de la administraci\u00f3n p\u00fablica de la cual depend\u00eda el organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos pasar\u00e1n al archivo que determine el servicio de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de \u00e1mbito pluriinsular, al archivo que determine el servicio de archivos de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003Los documentos producidos o recibidos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones p\u00fablicas que, al cesar estos en sus funciones, no se encuentren en el archivo correspondiente se entregar\u00e1n a quien los suceda en el cargo o se ingresar\u00e1n en el archivo de la administraci\u00f3n o del ente pertinente.<\/p>\n

3.\u2003Como norma general, los archivos de los organismos p\u00fablicos suprimidos o traspasados no se pueden dividir. Si sus funciones se separan en diferentes entidades, la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos elaborar\u00e1 un informe sobre la necesidad de traspaso de documentaci\u00f3n, a qu\u00e9 documentaci\u00f3n se aplicar\u00e1 y c\u00f3mo debe hacerse.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a014.\u2003Privatizaci\u00f3n de entidades p\u00fablicas.<\/strong><\/p>\n

Cuando un ente del sector p\u00fablico instrumental pierde la dependencia o la vinculaci\u00f3n con la administraci\u00f3n p\u00fablica, la documentaci\u00f3n anterior a la p\u00e9rdida de la dependencia o la vinculaci\u00f3n mantiene la titularidad p\u00fablica. La documentaci\u00f3n mencionada, si es de conservaci\u00f3n permanente, se transferir\u00e1 al archivo de la administraci\u00f3n p\u00fablica de la cual depend\u00eda el organismo o el ente o al que determine la Junta Interinsular de Archivos, con el informe previo de la comisi\u00f3n t\u00e9cnica insular de archivos correspondiente, o, en el caso de archivos de \u00e1mbito pluriinsular, de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos. Excepcionalmente, la administraci\u00f3n titular puede acordar que la documentaci\u00f3n contin\u00fae siendo custodiada por el organismo o ente que ha sido objeto de privatizaci\u00f3n.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO III<\/p>\n

Documentos de titularidad privada<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a015.\u2003Definici\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003De conformidad con esta ley, son documentos de titularidad privada todos los que, reunidos en archivos o no, pertenecen a las personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas de derecho privado que ejercen sus funciones b\u00e1sicas y principales en las Illes Balears y\/o radican en su \u00e1mbito territorial.<\/p>\n

2.\u2003Se tienen que considerar documentos privados de car\u00e1cter hist\u00f3rico los documentos de titularidad privada definidos en el art\u00edculo\u00a02 de esta ley.<\/p>\n

3.\u2003Se tienen que considerar archivos hist\u00f3ricos privados los que est\u00e9n formados significativamente por la documentaci\u00f3n citada en el apartado anterior.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a016.\u2003Responsabilidades de los titulares de documentos privados integrantes del patrimonio documental.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Los titulares de documentos o de archivos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, adem\u00e1s de las establecidas por esta ley, las obligaciones siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Comunicar la existencia de los archivos y documentos al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si se trata de archivos de \u00e1mbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Mantenerlos en unas condiciones de instalaci\u00f3n y de descripci\u00f3n adecuadas.<\/p>\n

c)\u2003Entregar una copia del inventario al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si es de \u00e1mbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003Conservar los archivos y documentos \u00edntegramente, no desmembrarlos ni disgregarlos, excepto en los supuestos que se puedan establecer por reglamento; en cualquier caso, por resoluci\u00f3n de la comisi\u00f3n t\u00e9cnica insular de archivos del consejo insular que corresponda o, cuando se trate de un archivo de \u00e1mbito pluriinsular, de la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos.<\/p>\n

e)\u2003Permitir el acceso a la consulta de los archivos y documentos a las personas que, habi\u00e9ndolo solicitado previamente de una manera razonada, acrediten la condici\u00f3n de investigadoras. Para cumplir esta obligaci\u00f3n, los titulares de los documentos tienen derecho a depositarlos temporalmente sin coste en un archivo p\u00fablico del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

f)\u2003Comunicar previamente al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si es de \u00e1mbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears, cualquier cambio en la titularidad o en la posesi\u00f3n de los documentos, as\u00ed como en su localizaci\u00f3n f\u00edsica.<\/p>\n

g)\u2003Procurar incluirlos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears y en el censo de la isla que corresponda.<\/p>\n

2.\u2003Las administraciones p\u00fablicas establecer\u00e1n medidas compensatorias a los titulares de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental, en funci\u00f3n del an\u00e1lisis individualizado respecto a los apartados del punto anterior. En todo caso, la administraci\u00f3n competente garantizar\u00e1 la prestaci\u00f3n de asistencia t\u00e9cnica en las cuestiones relativas a la instalaci\u00f3n, la conservaci\u00f3n y la descripci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO IV<\/p>\n

Conservaci\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a017.\u2003Digitalizaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las administraciones p\u00fablicas y las instituciones promover\u00e1n, en el marco respectivo de actuaciones, programas para digitalizar el patrimonio documental de las Illes Balears, o cualquier otra t\u00e9cnica futura con capacidad demostrada para conservar y difundir el patrimonio en condiciones \u00f3ptimas.<\/p>\n

2.\u2003Todas las administraciones p\u00fablicas radicadas en las Illes Balears promover\u00e1n la digitalizaci\u00f3n progresiva de sus fondos documentales, al objeto de contribuir al conocimiento entre islas del pasado com\u00fan y de la movilidad hist\u00f3rica de sus ciudadanos, y a difundir y valorar el patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

3.\u2003El Gobierno de las Illes Balears promover\u00e1 la digitalizaci\u00f3n de fondos y colecciones documentales referidos a las Illes Balears situados geogr\u00e1ficamente fuera de la comunidad aut\u00f3noma.<\/p>\n

4.\u2003El Gobierno de las Illes Balears promover\u00e1 y establecer\u00e1 mecanismos de financiaci\u00f3n para la digitalizaci\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears, en el marco de sus competencias de promoci\u00f3n exterior de la cultura, especialmente en el caso de archivos con documentaci\u00f3n de m\u00e1s de una isla o que afecte a m\u00e1s de una isla.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a018.\u2003Restauraci\u00f3n de documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La restauraci\u00f3n de los fondos, la deben llevar a cabo siempre profesionales con titulaci\u00f3n y experiencia acreditadas, bajo la tutela de la direcci\u00f3n de la persona responsable t\u00e9cnica del archivo o del subsistema archiv\u00edstico que corresponda.<\/p>\n

2.\u2003Las administraciones competentes en materia de archivos promover\u00e1n la creaci\u00f3n y el mantenimiento de talleres de restauraci\u00f3n en los archivos l\u00edderes de los subsistemas respectivos.<\/p>\n

3.\u2003Las administraciones competentes en materia de archivos remitir\u00e1n anualmente a la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos una memoria de los documentos restaurados en los \u00e1mbitos territoriales respectivos.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a019.\u2003Reproducciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las copias y reproducciones, por cualquier procedimiento, de los documentos de un archivo integrado en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears se tienen que realizar teniendo en cuenta las finalidades y las disposiciones siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Servir a los intereses de las administraciones p\u00fablicas y de los ciudadanos.<\/p>\n

b)\u2003Facilitar la investigaci\u00f3n cient\u00edfica.<\/p>\n

c)\u2003Promover la difusi\u00f3n de estos archivos y de los bienes que en ellos se conservan.<\/p>\n

d)\u2003Salvaguardar los derechos de la propiedad intelectual de los autores del material copiado o reproducido.<\/p>\n

e)\u2003Garantizar la conservaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

f)\u2003No interferir en la actividad normal del archivo.<\/p>\n

2.\u2003La administraci\u00f3n competente establecer\u00e1 las condiciones para autorizar la copia o la reproducci\u00f3n, por cualquier procedimiento, de los documentos custodiados en los centros mencionados, sin perjuicio de lo que establece el t\u00edtulo V de esta ley.<\/p>\n

T\u00cdTULO III<\/p>\n

Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears<\/strong><\/p>\n

CAP\u00cdTULO I<\/p>\n

Definici\u00f3n y estructura del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a020.\u2003Definici\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears es el conjunto de \u00f3rganos de las administraciones p\u00fablicas y de subsistemas aut\u00f3nomos, relacionados entre s\u00ed por \u00f3rganos de coordinaci\u00f3n, que garantizan la identificaci\u00f3n, la gesti\u00f3n, la conservaci\u00f3n, la protecci\u00f3n, el acceso y la difusi\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003El Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears prev\u00e9 la descentralizaci\u00f3n, dada la particularidad de los territorios insulares, y la coordinaci\u00f3n y la cooperaci\u00f3n entre los subsistemas archiv\u00edsticos para garantizar el mantenimiento de criterios homog\u00e9neos de actuaci\u00f3n.<\/p>\n

3.\u2003El consejo insular respectivo es el encargado de la planificaci\u00f3n y la coordinaci\u00f3n de los archivos de su competencia.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a021.\u2003Directorio de Archivos de la comunidad.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El Directorio de Archivos de la comunidad es el instrumento:<\/p>\n

a)\u2003De planificaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los \u00f3rganos competentes en materia de archivos, gesti\u00f3n de documentos y patrimonio documental para el cumplimiento de las funciones que esta ley le asigna en relaci\u00f3n con el Sistema de Archivos de la comunidad.<\/p>\n

b)\u2003Para la identificaci\u00f3n de los archivos p\u00fablicos y privados radicados en el territorio de la comunidad aut\u00f3noma que custodian o pueden custodiar documentos integrantes o susceptibles de formar parte del patrimonio documental, as\u00ed como de sus fondos documentales.<\/p>\n

Corresponde a los \u00f3rganos competentes en materia de archivos, gesti\u00f3n de documentos y patrimonio documental su formaci\u00f3n, actualizaci\u00f3n, coordinaci\u00f3n y difusi\u00f3n.<\/p>\n

2.\u2003El Directorio de Archivos de la comunidad comprender\u00e1 la informaci\u00f3n que permita conocer los datos b\u00e1sicos de todos los archivos previstos en la letra b) del apartado\u00a01 anterior dependientes tanto de personas f\u00edsicas como jur\u00eddicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados. La metodolog\u00eda para la elaboraci\u00f3n y la recogida de los datos del Directorio de Archivos de la comunidad, as\u00ed como su actualizaci\u00f3n, plazos y otros requisitos, se establecer\u00e1n reglamentariamente.<\/p>\n

3.\u2003Todas las personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas, con independencia de su r\u00e9gimen y naturaleza jur\u00eddica, que sean titulares de archivos a los cuales se refiere el apartado\u00a01 mencionado o que formen parte del Sistema de Archivos de la comunidad est\u00e1n obligadas a colaborar en la elaboraci\u00f3n y la actualizaci\u00f3n del Directorio de Archivos de la comunidad, proporcionando, adem\u00e1s, toda la informaci\u00f3n que les sea requerida para ello.<\/p>\n

4.\u2003A efectos de la elaboraci\u00f3n del Directorio de Archivos de la comunidad, los \u00f3rganos competentes en materia de archivos, gesti\u00f3n de documentos y patrimonio documental promover\u00e1n la celebraci\u00f3n de convenios u otras f\u00f3rmulas de colaboraci\u00f3n con las otras administraciones p\u00fablicas y personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas privadas. Los datos contenidos en el Directorio de Archivos de la comunidad se dar\u00e1n a conocer p\u00fablicamente para garantizar su difusi\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a022.\u2003Principios de actuaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La acci\u00f3n de las administraciones p\u00fablicas en cuanto a los archivos y al Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears se tiene que regir por los principios siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Fomentar la m\u00e1xima coordinaci\u00f3n de todos los archivos integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, al objeto de lograr los objetivos de esta ley.<\/p>\n

b)\u2003Tener una atenci\u00f3n especial en garantizar, respecto a los archivos y documentos, los derechos y deberes de las personas que son sus titulares y tambi\u00e9n los de los ciudadanos.<\/p>\n

c)\u2003Promover y estimular acciones que sirvan para dar a conocer y divulgar los archivos y documentos de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003Impulsar la cooperaci\u00f3n con las administraciones locales y entre estas mismas para favorecer los objetivos de esta ley en su \u00e1mbito.<\/p>\n

e)\u2003Fomentar la implicaci\u00f3n de los archivos en la vida cultural de su \u00e1mbito territorial.<\/p>\n

f)\u2003Favorecer la actividad de las asociaciones, fundaciones y otras entidades que tengan por objeto apoyar a los archivos.<\/p>\n

2.\u2003La gesti\u00f3n de los archivos incluidos en esta ley puede contar con la colaboraci\u00f3n de instituciones de investigaci\u00f3n o de entidades que, por sus actividades o finalidades, tengan relaci\u00f3n con estos centros.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a023.\u2003Tratamiento archiv\u00edstico de la documentaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

Los archivos que se integren en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears aplicar\u00e1n las normas internacionales homologadas de descripci\u00f3n archiv\u00edstica. Los archivos de cada subsistema aplicar\u00e1n el mismo sistema de gesti\u00f3n documental, seg\u00fan lo que prev\u00e9 esta ley. En todo caso, se tienen que cumplir los principios b\u00e1sicos siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Respetar el principio de procedencia y el orden originario de los documentos.<\/p>\n

b)\u2003Los documentos estar\u00e1n clasificados, ordenados y descritos mediante los instrumentos de control y de informaci\u00f3n adecuados. Cada fondo dispondr\u00e1 de un cuadro de clasificaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a024.\u2003Estructura.<\/strong><\/p>\n

Forman parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears:<\/p>\n

a)\u2003La Junta Interinsular de Archivos.<\/p>\n

b)\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos.<\/p>\n

c)\u2003La Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos.<\/p>\n

d)\u2003Las comisiones t\u00e9cnicas insulares de archivos.<\/p>\n

e)\u2003El Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

f)\u2003El Subsistema Archiv\u00edstico del Parlamento de las Illes Balears.<\/p>\n

g)\u2003El Subsistema Archiv\u00edstico del Archivo Hist\u00f3rico de Ibiza y Formentera.<\/p>\n

h)\u2003Los subsistemas archiv\u00edsticos de cada uno de los consejos insulares.<\/p>\n

i)\u2003Los subsistemas archiv\u00edsticos de cada una de las entidades locales de las Illes Balears.<\/p>\n

j)\u2003El Subsistema Archiv\u00edstico de la Universidad de les Illes Balears.<\/p>\n

k)\u2003Los subsistemas archiv\u00edsticos p\u00fablicos que se puedan constituir al amparo de esta ley.<\/p>\n

l)\u2003Todos los archivos privados que soliciten y obtengan la integraci\u00f3n en el subsistema correspondiente, para lo cual los titulares tienen que subscribir un convenio administrativo por el que se comprometen a asumir los derechos y las obligaciones que se deriven de participar.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO II<\/p>\n

\u00d3rganos de coordinaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a025.\u2003La Junta Interinsular de Archivos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La Junta Interinsular de Archivos es el \u00f3rgano de coordinaci\u00f3n del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears y es competente para resolver las materias recogidas en esta ley. Est\u00e1 adscrita a la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

2.\u2003La Junta Interinsular de Archivos est\u00e1 integrada por los miembros siguientes:<\/p>\n

a)\u2003El presidente o la presidenta, que es el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Los vocales, que son los consejeros o las consejeras insulares competentes en materia de archivos y gesti\u00f3n documental, y ejercen bienalmente de forma rotatoria la vicepresidencia, que es indelegable en otra persona que no sea consejero o consejera; y el director o la directora general competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, nombrado por el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

3.\u2003Este \u00f3rgano ejerce las funciones siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Aprobar las l\u00edneas generales de la gesti\u00f3n documental y fijar en todo caso los criterios y los mecanismos de homogeneizaci\u00f3n en la gesti\u00f3n documental de los archivos integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, a propuesta de las comisiones t\u00e9cnicas interinsular e insulares de archivos.<\/p>\n

b)\u2003Formular y ejecutar, de acuerdo con las directrices de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos, la pol\u00edtica dirigida a la tutela, el enriquecimiento y la difusi\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears, y dirigir y coordinar el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003Garantizar los aspectos siguientes:<\/p>\n

1.\u00ba\u2003Las funciones de los archivos relacionadas con la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

2.\u00ba\u2003El derecho de los ciudadanos a acceder a los documentos.<\/p>\n

3.\u00ba\u2003La protecci\u00f3n, la conservaci\u00f3n y la difusi\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003Resolver cuestiones sobre los archivos de los organismos suprimidos, con funciones traspasadas a otro organismo o privatizados, a propuesta de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos y de los \u00f3rganos consultivos y\/o t\u00e9cnicos de los consejos insulares respectivos.<\/p>\n

e)\u2003Resolver cuestiones sobre el dep\u00f3sito de documentos o archivos privados depositados en centros de archivo p\u00fablicos seg\u00fan lo que prev\u00e9 esta ley, con el informe previo de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos y de los \u00f3rganos consultivos y\/o t\u00e9cnicos de los consejos insulares respectivos.<\/p>\n

f)\u2003Resolver todas las cuestiones en materia de archivos o documentos que la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos y los \u00f3rganos consultivos y\/o t\u00e9cnicos de los consejos insulares respectivos le eleven.<\/p>\n

g)\u2003Informar sobre las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears y aprobar las normas t\u00e9cnicas y los procedimientos para la gesti\u00f3n documental, a propuesta de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos.<\/p>\n

h)\u2003Impulsar, planificar, cooperar y fomentar el desarrollo y la mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears en orden al acrecentamiento, la conservaci\u00f3n y la difusi\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears, con la colaboraci\u00f3n de los \u00f3rganos consultivos y\/o t\u00e9cnicos de los consejos insulares respectivos.<\/p>\n

4.\u2003La Junta Interinsular de Archivos se reunir\u00e1, como m\u00ednimo, dos veces el a\u00f1o y cuando lo solicite una de las instituciones representadas o lo determine el presidente o la presidenta. A las reuniones podr\u00e1n asistir asesores, que tendr\u00e1n voz, pero no voto.<\/p>\n

5.\u2003Ser\u00e1n \u00f3rganos consultivos de la Junta Interinsular de Archivos los organismos que formen parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, as\u00ed como las asociaciones y los colegios profesionales de archiveros y gestores documentales de las Illes Balears.<\/p>\n

6.\u2003La Junta Interinsular de Archivos elaborar\u00e1 y aprobar\u00e1 su reglamento de organizaci\u00f3n y funcionamiento.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a026.\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos es un \u00f3rgano consultivo y t\u00e9cnico adscrito a la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos est\u00e1 integrada por los miembros siguientes:<\/p>\n

a)\u2003El presidente o la presidenta, que es el director o la directora general competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Los vocales, que tienen que ser personas con conocimientos t\u00e9cnicos en la materia: una persona designada por la direcci\u00f3n general competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por la direcci\u00f3n general competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por cada uno de los consejeros o las consejeras insulares competentes en materia de archivos y gesti\u00f3n documental de los consejos insulares; una persona en representaci\u00f3n de las asociaciones y los colegios profesionales de archiveros y gestores documentales de las Illes Balears; una persona designada por cada una de las federaciones de municipios representadas en las Illes Balears; y una persona designada por la Universidad de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, nombrado por el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003A las reuniones pueden asistir otros asesores, personas con conocimientos t\u00e9cnicos en la materia, que tienen voz, pero no voto.<\/p>\n

3.\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos ejerce las funciones siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Coordinar y redactar los informes que le sean encomendados al objeto de homogeneizar los criterios t\u00e9cnicos de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

b)\u2003Acordar las l\u00edneas generales de la gesti\u00f3n documental de los subsistemas integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003Proponer actuaciones e iniciativas en materia de archivos, gesti\u00f3n documental y patrimonio documental.<\/p>\n

d)\u2003Emitir informes sobre los proyectos de disposiciones generales en materia de archivos, gesti\u00f3n documental y patrimonio documental.<\/p>\n

e)\u2003Emitir informes sobre las normas t\u00e9cnicas b\u00e1sicas a que se tienen que adecuar los sistemas de gesti\u00f3n documental de los archivos que forman parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

f)\u2003Emitir el informe previo a la incorporaci\u00f3n de un archivo en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

g)\u2003Emitir informes sobre los programas globales de actuaci\u00f3n archiv\u00edstica.<\/p>\n

h)\u2003Emitir los informes sobre cualquier asunto relacionado con archivos, gesti\u00f3n documental y patrimonio documental que el \u00f3rgano de direcci\u00f3n y coordinaci\u00f3n del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears le someta a consideraci\u00f3n.<\/p>\n

i)\u2003Cualquier otra funci\u00f3n que le encomiende la Junta Interinsular de Archivos.<\/p>\n

j)\u2003Elaborar y aprobar su reglamento de organizaci\u00f3n y funcionamiento.<\/p>\n

4.\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos puede actuar en pleno o en comisi\u00f3n delegada. El pleno podr\u00e1 establecer los miembros y los asuntos que se podr\u00e1n aprobar en comisi\u00f3n delegada.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a027.\u2003La Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Se crea la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos como un \u00f3rgano colegiado de car\u00e1cter t\u00e9cnico de las Illes Balears, adscrito a la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003La Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos est\u00e1 integrada por los miembros siguientes:<\/p>\n

a)\u2003El presidente o la presidenta, que es el secretario o la secretaria general de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Los vocales, que tienen que ser personas con conocimientos t\u00e9cnicos en la materia: dos personas designadas por la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por la consejer\u00eda competente en materia de transparencia del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por la consejer\u00eda responsable de la delegaci\u00f3n de protecci\u00f3n de datos; una persona designada por cada uno de los consejos insulares; una persona designada por la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos; una persona designada por la Universidad de les Illes Balears; una persona en representaci\u00f3n de las asociaciones y los colegios profesionales de archiveros y gestores documentales de las Illes Balears; y una persona designada por cada una de las federaciones de municipios representadas en las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, nombrado por el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003A las reuniones podr\u00e1n asistir otros asesores, personas con conocimientos t\u00e9cnicos en la materia, que tendr\u00e1n voz, pero no voto.<\/p>\n

3.\u2003La Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos ejerce las funciones siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Fijar los criterios de evaluaci\u00f3n de las series documentales para establecer los aspectos siguientes: los plazos de permanencia, la custodia y el control de los documentos en los diferentes archivos, el r\u00e9gimen de acceso y la eliminaci\u00f3n o la conservaci\u00f3n permanente de aquellos documentos que tengan inter\u00e9s para las administraciones de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Determinar los documentos esenciales, los cuales son imprescindibles para el funcionamiento de las administraciones p\u00fablicas cuando su p\u00e9rdida o no disponibilidad, en el supuesto de una emergencia, podr\u00edan poner en peligro los derechos y las obligaciones de la administraci\u00f3n p\u00fablica o de aquellos a quienes sirve.<\/p>\n

c)\u2003Aprobar las tablas de acceso y evaluaci\u00f3n documentales, emitir dict\u00e1menes, preceptivos y vinculantes, sobre las tablas mencionadas y controlar su aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

d)\u2003Establecer criterios sobre la aplicaci\u00f3n de la normativa que rige el acceso a los documentos p\u00fablicos en el marco de la normativa del derecho de acceso.<\/p>\n

e)\u2003Evaluar los documentos privados integrantes del patrimonio documental que no hayan sido declarados de inter\u00e9s cultural ni incluidos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears, y autorizar su eliminaci\u00f3n, si procede.<\/p>\n

f)\u2003Elaborar y aprobar su reglamento de organizaci\u00f3n y funcionamiento.<\/p>\n

g)\u2003Cualquier otra funci\u00f3n que le encomiende la Junta Interinsular de Archivos.<\/p>\n

4.\u2003La Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos puede actuar en pleno y en comisi\u00f3n delegada. El pleno podr\u00e1 establecer los miembros y los asuntos que se podr\u00e1n aprobar en comisi\u00f3n delegada.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a028.\u2003Las comisiones t\u00e9cnicas insulares de archivos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Insular de Archivos de cada consejo insular es el \u00f3rgano consultivo y t\u00e9cnico en materia de archivos y gesti\u00f3n documental en el \u00e1mbito insular respectivo.<\/p>\n

2.\u2003Deben integrar las comisiones t\u00e9cnicas insulares de archivos un m\u00ednimo de cinco miembros:<\/p>\n

a)\u2003El presidente o la presidenta, que es el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del consejo insular.<\/p>\n

b)\u2003Los vocales, que ser\u00e1n personas con conocimientos t\u00e9cnicos en la materia procedentes del servicio de archivos del consejo insular respectivo, del Subsistema Archiv\u00edstico de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, de los subsistemas archiv\u00edsticos de las administraciones supramunicipales y municipales del \u00e1mbito insular correspondiente y de otros archivos.<\/p>\n

c)\u2003El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, que ser\u00e1 un funcionario o una funcionaria, con perfil t\u00e9cnico o jur\u00eddico, adscrito al \u00e1rea competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del consejo insular.<\/p>\n

d)\u2003A las reuniones pueden asistir otros asesores, personas con conocimientos t\u00e9cnicos en la materia, que tienen voz, pero no voto.<\/p>\n

3.\u2003Cada consejo insular concretar\u00e1, mediante la aprobaci\u00f3n del reglamento correspondiente, la composici\u00f3n y las funciones de la comisi\u00f3n t\u00e9cnica insular de archivos en el \u00e1mbito insular respectivo.<\/p>\n

4.\u2003Las comisiones t\u00e9cnicas insulares de archivos pueden actuar en pleno o en comisi\u00f3n delegada. El pleno podr\u00e1 establecer los miembros y los asuntos que se podr\u00e1n aprobar en comisi\u00f3n delegada.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO III<\/p>\n

Subsistemas archiv\u00edsticos<\/strong><\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a01.\u00aa\u2003Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la Comunidad Aut\u00f3noma de\u00a0las Illes Balears<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a029.\u2003Definici\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

El Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears es el conjunto de \u00f3rganos y centros de archivo que participan en la direcci\u00f3n, el seguimiento, la coordinaci\u00f3n y la inspecci\u00f3n de los programas para la conservaci\u00f3n, la descripci\u00f3n y la difusi\u00f3n del patrimonio documental.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a030.\u2003Estructura.<\/strong><\/p>\n

El Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears est\u00e1 constituido por:<\/p>\n

a)\u2003El servicio de archivos de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears y todos los \u00f3rganos y las unidades administrativas en materia de archivos y gesti\u00f3n documental de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003El Archivo del Reino de Mallorca, sin perjuicio de la legislaci\u00f3n estatal que le afecta.<\/p>\n

c)\u2003El Archivo Hist\u00f3rico de Mah\u00f3n, sin perjuicio de la legislaci\u00f3n estatal que le afecta y de los encargos de gesti\u00f3n u otros instrumentos jur\u00eddicos de gesti\u00f3n que est\u00e9n en vigor.<\/p>\n

d)\u2003El Archivo del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

e)\u2003Los archivos y documentos de titularidad privada que, por su naturaleza o por el hecho de ser de \u00e1mbito pluriinsular, sean de inter\u00e9s cultural notable y sean objeto de un convenio de car\u00e1cter administrativo firmado por el titular y por el Gobierno de las Illes Balears, mediante el cual el titular se compromete a asumir las obligaciones que se deriven de la participaci\u00f3n en el Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a031.\u2003Archivo del Reino de Mallorca.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Sin perjuicio de la legislaci\u00f3n que como centro de titularidad estatal le sea de aplicaci\u00f3n, el Archivo del Reino de Mallorca es la instituci\u00f3n emblem\u00e1tica del Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, encargada de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones hist\u00f3ricas de las Illes Balears y toda la documentaci\u00f3n, p\u00fablica o privada, que se considere de car\u00e1cter hist\u00f3rico y que, de acuerdo con esta ley, le corresponda.<\/p>\n

2.\u2003El Archivo del Reino de Mallorca tiene las funciones siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar la documentaci\u00f3n que le corresponda por ley estatal.<\/p>\n

b)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los protocolos notariales con m\u00e1s de cien a\u00f1os de antig\u00fcedad radicados en la isla de Mallorca.<\/p>\n

c)\u2003Ejercer, de manera coordinada con la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears y con la consejer\u00eda competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, las funciones que sirvan de impulso, fomento, protecci\u00f3n y difusi\u00f3n del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar la documentaci\u00f3n que ingrese en el Archivo, mediante un convenio de car\u00e1cter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

e)\u2003Facilitar el acceso a los documentos que tiene en custodia, en los t\u00e9rminos que establece esta ley.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a032.\u2003Archivo Hist\u00f3rico de Mah\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Sin perjuicio de la legislaci\u00f3n que, como centro de titularidad estatal, le sea de aplicaci\u00f3n y de los encargos de gesti\u00f3n u otros instrumentos jur\u00eddicos de gesti\u00f3n en vigor \u2013concretamente la Ley\u00a03\/2011, de\u00a025 de marzo, de delegaci\u00f3n de competencias en el Consejo Insular de Menorca de las facultades que, como administraci\u00f3n gestora, ejerce ahora la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears en relaci\u00f3n con el Museo de Menorca y la Biblioteca P\u00fablica y el Archivo Hist\u00f3rico de Mah\u00f3n, instituciones culturales de titularidad estatal\u2013, el Archivo Hist\u00f3rico de Mah\u00f3n es responsable de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones hist\u00f3ricas de Menorca.<\/p>\n

2.\u2003El Archivo Hist\u00f3rico de Mah\u00f3n, adem\u00e1s, se encarga de:<\/p>\n

a)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de los organismos del Estado radicados en Menorca que le correspondan por ley estatal.<\/p>\n

b)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los protocolos notariales con m\u00e1s de cien a\u00f1os de antig\u00fcedad radicados en la isla de Menorca.<\/p>\n

c)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las consejer\u00edas del Gobierno de las Illes Balears y de los entes integrantes del sector p\u00fablico instrumental con sede en Menorca.<\/p>\n

d)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar aquella documentaci\u00f3n que ingrese en el Archivo, mediante un convenio de car\u00e1cter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

e)\u2003Facilitar el acceso a los documentos que tiene en custodia, en los t\u00e9rminos que establece esta ley.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a033.\u2003Archivo del Gobierno de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El Archivo de Gobierno de las Illes Balears est\u00e1 al frente y es el centro de referencia del Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears. Estar\u00e1 adscrito a la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003Las funciones del Archivo del Gobierno de las Illes Balears son las siguientes:<\/p>\n

a)\u2003Recibir los documentos procedentes de los diferentes \u00f3rganos de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, o de las entidades p\u00fablicas dependientes de esta administraci\u00f3n.<\/p>\n

b)\u2003Recibir los documentos procedentes de los diferentes \u00f3rganos, organismos, instituciones y entidades p\u00fablicas de \u00e1mbito auton\u00f3mico dependientes de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears que se hayan suprimido, con independencia de la antig\u00fcedad, y cualquier otro fondo de car\u00e1cter p\u00fablico o privado de inter\u00e9s general para la comunidad aut\u00f3noma que se acuerde depositar en \u00e9l.<\/p>\n

c)\u2003Programar, coordinar y dirigir la identificaci\u00f3n, la evaluaci\u00f3n y la selecci\u00f3n documental de los archivos del Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, de acuerdo con lo que establezca la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos.<\/p>\n

d)\u2003Organizar, describir, conservar y servir los fondos documentales que custodie.<\/p>\n

e)\u2003Facilitar el acceso a los documentos y a la informaci\u00f3n que contienen en los t\u00e9rminos que establezca la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos, a trav\u00e9s de las tablas de acceso y evaluaci\u00f3n documental y el t\u00edtulo V de esta ley.<\/p>\n

f)\u2003Difundir por cualquier medio los fondos documentales que custodie.<\/p>\n

g)\u2003Desarrollar las normas t\u00e9cnicas archiv\u00edsticas para el Subsistema Archiv\u00edstico de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears.<\/p>\n

3.\u2003Al frente del Archivo de Gobierno de las Illes Balears y de los archivos centrales de las consejer\u00edas tiene que haber una persona con titulaci\u00f3n universitaria superior y formaci\u00f3n especializada en materia de archivos, de acuerdo con los requisitos que establece el art\u00edculo\u00a066 de esta ley.<\/p>\n

4.\u2003El archivo electr\u00f3nico de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears es el archivo \u00fanico de los expedientes finalizados y de la documentaci\u00f3n electr\u00f3nica correspondiente que provenga del Gobierno, de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma y de las entidades integrantes del sector p\u00fablico instrumental dependientes. Son funciones de este archivo:<\/p>\n

a)\u2003Desarrollar los procesos y las funciones de la gesti\u00f3n documental a los que se refiere el t\u00edtulo IV de esta ley en el \u00e1mbito de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/p>\n

b)\u2003Implantar un modelo espec\u00edfico que ser\u00e1 de uso com\u00fan entre los \u00f3rganos de gobierno y de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears y de las entidades instrumentales integrantes del sector p\u00fablico auton\u00f3mico.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a02.\u00aa\u2003Subsistema Archiv\u00edstico del Parlamento de las Illes Balears<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a034.\u2003Archivos que integran el subsistema.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Adem\u00e1s de los \u00f3rganos de gesti\u00f3n que se puedan crear, el Subsistema Archiv\u00edstico del Parlamento de las Illes Balears est\u00e1 constituido por el Archivo General del Parlamento de las Illes Balears, que actuar\u00e1 como dep\u00f3sito final de la documentaci\u00f3n generada por:<\/p>\n

a)\u2003El Pleno, la Mesa, las comisiones y la Diputaci\u00f3n Permanente del Parlamento de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Las comisiones que se puedan crear.<\/p>\n

c)\u2003Los grupos parlamentarios.<\/p>\n

d)\u2003Los servicios administrativos.<\/p>\n

2.\u2003El Parlamento de las Illes Balears dotar\u00e1 su subsistema archiv\u00edstico con una normativa propia.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a03.\u00aa\u2003Subsistema Archiv\u00edstico del Archivo Hist\u00f3rico de Ibiza y Formentera<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a035.\u2003Definici\u00f3n y funciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Sin perjuicio de que sea de titularidad y gesti\u00f3n municipales, el Archivo Hist\u00f3rico de Ibiza y Formentera es responsable de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones hist\u00f3ricas, custodiar la documentaci\u00f3n hist\u00f3rica de la antigua Curia de la Real Gobernaci\u00f3n, la antigua Universidad de Ibiza y Formentera, regulada en el a\u00f1o\u00a01299, as\u00ed como la del Ayuntamiento de Ibiza y Formentera, creado a partir del Decreto de Nueva Planta de\u00a01715, hasta la creaci\u00f3n definitiva del Ayuntamiento de Formentera, en el a\u00f1o\u00a01889. Adem\u00e1s, se encarga de:<\/p>\n

a)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones hist\u00f3ricas en las islas de Ibiza y Formentera.<\/p>\n

b)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de los organismos del Estado radicados en las islas de Ibiza y Formentera que le correspondan por ley estatal.<\/p>\n

c)\u2003Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los protocolos notariales con m\u00e1s de cien a\u00f1os de antig\u00fcedad radicados en las islas de Ibiza y Formentera.<\/p>\n

2.\u2003No obstante, el Archivo General del Consejo Insular de Formentera podr\u00e1 ejercer las mismas funciones que el Archivo Hist\u00f3rico de Ibiza y Formentera respecto a la documentaci\u00f3n hist\u00f3rica a que se refiere el apartado anterior, en los supuestos y las condiciones que se establezcan en los acuerdos de colaboraci\u00f3n que, a este efecto, subscriban el Ayuntamiento de Ibiza y el Consejo Insular de Formentera.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a04.\u00aa\u2003Subsistemas archiv\u00edsticos de los consejos insulares<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a036.\u2003Definici\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

Los subsistemas archiv\u00edsticos de los consejos insulares son, en cada una de estas instituciones, el conjunto de \u00f3rganos, normas, archivos y documentos que se vinculan a ellas, con el fin de crear la infraestructura necesaria para garantizar la conservaci\u00f3n, la descripci\u00f3n, el servicio y la difusi\u00f3n de los archivos que sean de la competencia de los consejos, de forma que se asegure el acceso de los ciudadanos y de los investigadores a dichos archivos, todo ello de acuerdo con los objetivos de esta ley.<\/p>\n

En la isla de Formentera el subsistema archiv\u00edstico del ayuntamiento se entender\u00e1 integrado en el subsistema archiv\u00edstico del consejo insular.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a037.\u2003Estructura.<\/strong><\/p>\n

Cada consejo insular debe establecer la estructura de su subsistema archiv\u00edstico, que determinar\u00e1 por v\u00eda reglamentaria. Asimismo, como administraciones competentes en materia de archivos y gesti\u00f3n documental, los consejos insulares tienen la facultad de reglamentar, organizar y coordinar los subsistemas insulares de los archivos de su competencia, de acuerdo con los siguientes principios:<\/p>\n

a)\u2003La normativa tiene que adaptarse al contenido de los t\u00edtulos I y II de esta ley.<\/p>\n

b)\u2003Cada consejo debe disponer de un servicio de archivos para planificar, gestionar y supervisar el subsistema archiv\u00edstico y todos los aspectos relacionados con la asistencia t\u00e9cnica a los archivos y con la formaci\u00f3n profesional de sus responsables.<\/p>\n

c)\u2003Los archivos generales de los consejos ser\u00e1n los centros punteros del subsistema archiv\u00edstico de cada isla y tendr\u00e1n \u00e1mbito insular y car\u00e1cter administrativo e hist\u00f3rico. Ser\u00e1n los centros de archivo competentes para reunir la documentaci\u00f3n producida por las diferentes instituciones, entidades y personas p\u00fablicas y privadas del correspondiente \u00e1mbito territorial que, en virtud de las competencias que tienen atribuidas, les correspondan, y de las otras que se incorporen a ellas.<\/p>\n

d)\u2003Los consejos, mediante el servicio de archivos, deben coordinar y asesorar los archivos de los otros subsistemas que pertenecen a su \u00e1mbito competencial en todo lo referente a la aplicaci\u00f3n de los sistemas de gesti\u00f3n o a la aplicaci\u00f3n de los criterios t\u00e9cnicos, de acuerdo con las bases establecidas, y velar\u00e1n porque se cumplan.<\/p>\n

e)\u2003Debe haber una coordinaci\u00f3n entre el subsistema archiv\u00edstico de cada uno de los consejos insulares y el resto de subsistemas archiv\u00edsticos que forman parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, de acuerdo con los criterios que establecen los art\u00edculos\u00a020 y\u00a022 de esta ley.<\/p>\n

f)\u2003El servicio de archivos de cada consejo insular coordinar\u00e1 la red de archivos de cada isla y, especialmente, la de los archivos de las administraciones municipales, a las que tiene que prestar asistencia, cooperaci\u00f3n, asesoramiento y apoyo econ\u00f3mico, para que los archivos municipales cumplan con los requerimientos exigidos en esta ley.<\/p>\n

g)\u2003El funcionamiento de la red de archivos de cada isla se establecer\u00e1 en un reglamento insular, en el que tiene que diferenciarse el tipo de asistencia y cooperaci\u00f3n entre los municipios de hasta diez mil habitantes, del funcionamiento de los archivos municipales de los municipios de m\u00e1s de diez mil habitantes.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a05.\u00aa\u2003Subsistemas archiv\u00edsticos de las administraciones municipales de\u00a0las\u00a0Illes\u00a0Balears<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a038.\u2003Definici\u00f3n y funciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Los subsistemas archiv\u00edsticos de las administraciones municipales de las Illes Balears son, en cada una de las islas, el conjunto de \u00f3rganos, archivos y documentos que se vinculen a ellas, con el fin de dotar a la respectiva administraci\u00f3n local de la infraestructura necesaria para garantizar la gesti\u00f3n y la conservaci\u00f3n de su patrimonio documental.<\/p>\n

2.\u2003La red de archivos municipales ser\u00e1 coordinada por el servicio de archivos de cada consejo insular.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a039.\u2003Administraciones municipales.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Cada uno de los municipios de las Illes Balears debe dotar su propio subsistema archiv\u00edstico.<\/p>\n

2.\u2003Los archivos municipales, como ejes de los correspondientes subsistemas, tienen que implantar y mantener el sistema de gesti\u00f3n documental para el tratamiento de los documentos administrativos en fase activa y semiactiva. Tambi\u00e9n tienen que reunir, conservar, describir, servir y difundir la documentaci\u00f3n hist\u00f3rica.<\/p>\n

3.\u2003Los archivos municipales realizan las funciones mencionadas en el apartado anterior en relaci\u00f3n con la documentaci\u00f3n de la administraci\u00f3n respectiva, de sus organismos aut\u00f3nomos y de los entes integrantes del sector p\u00fablico instrumental, de los consorcios en los que tengan participaci\u00f3n mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por los ayuntamientos de que se trate.<\/p>\n

4.\u2003Los archivos municipales tienen, adem\u00e1s, las siguientes funciones:<\/p>\n

a)\u2003Velar por conservar el patrimonio documental de su \u00e1mbito territorial.<\/p>\n

b)\u2003Potenciar la organizaci\u00f3n de actividades de divulgaci\u00f3n y de fomento de la investigaci\u00f3n.<\/p>\n

c)\u2003Colaborar con el consejo insular que les corresponde en la elaboraci\u00f3n del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003Facilitar el acceso a los documentos y a la informaci\u00f3n que contienen en los t\u00e9rminos que establece esta ley.<\/p>\n

5.\u2003Los archivos municipales pueden ingresar, organizar, conservar, servir y divulgar los fondos documentales de inter\u00e9s hist\u00f3rico o cultural de otras personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas relacionadas con el municipio.<\/p>\n

6.\u2003El Archivo Municipal de Ciutadella, el Archivo Municipal de Palma y el Archivo Hist\u00f3rico de Ibiza y Formentera, como depositarios de la documentaci\u00f3n de los antiguos municipios con jurisdicci\u00f3n insular y de fondos documentales de gran relevancia para la historia de las Illes Balears, a pesar de su car\u00e1cter municipal, deben alcanzar la misma categor\u00eda y consideraci\u00f3n que los otros archivos hist\u00f3ricos de las Illes Balears.<\/p>\n

7.\u2003Las entidades locales menores, si procede, pueden constituir archivos como reflejo de su actividad administrativa, que se integrar\u00e1n en el subsistema archiv\u00edstico municipal que les corresponde y estar\u00e1n tutelados por el archivo municipal en cuanto a la gesti\u00f3n documental y a la evaluaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a06.\u00aa\u2003Subsistema Archiv\u00edstico de la Universidad de las Illes Balears<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a040.\u2003Archivos que integran el subsistema.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Adem\u00e1s de los \u00f3rganos de gesti\u00f3n que se puedan crear, el Subsistema Archiv\u00edstico de la Universidad de las Illes Balears est\u00e1 integrado por el Archivo General de la Universidad de las Illes Balears, que actuar\u00e1 como dep\u00f3sito final de la siguiente documentaci\u00f3n:<\/p>\n

a)\u2003Los fondos documentales de los \u00f3rganos de gobierno y administraci\u00f3n de la Universidad de las Illes Balears, incluidos los departamentos, los centros docentes, los centros de investigaci\u00f3n y otros servicios de la Universidad de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003La documentaci\u00f3n de los institutos, las fundaciones y otras entidades en que participe la Universidad de las Illes Balears o bien vinculados a la misma.<\/p>\n

c)\u2003Los documentos de car\u00e1cter hist\u00f3rico de las instituciones universitarias anteriores a la creaci\u00f3n de la Universidad de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003Sin perjuicio de la legislaci\u00f3n que la afecte, la Universidad de las Illes Balears desarrollar\u00e1 reglamentariamente su subsistema archiv\u00edstico.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a07.\u00aa\u2003Subsistema Archiv\u00edstico de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a041.\u2003Subsistema Archiv\u00edstico de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

La Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears ser\u00e1 la depositaria final de la documentaci\u00f3n de la instituci\u00f3n y dotar\u00e1 su subsistema archiv\u00edstico con normativa propia.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a08.\u00aa\u2003Subsistema Archiv\u00edstico de la Oficina de Prevenci\u00f3n y Lucha contra\u00a0la\u00a0Corrupci\u00f3n en las Illes Balears<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a042.\u2003Subsistema Archiv\u00edstico de la Oficina de Prevenci\u00f3n y Lucha contra la Corrupci\u00f3n en las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

La Oficina de Prevenci\u00f3n y Lucha contra la Corrupci\u00f3n en las Illes Balears ser\u00e1 depositaria de la documentaci\u00f3n de la instituci\u00f3n y dotar\u00e1 su subsistema archiv\u00edstico con normativa propia.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO IV<\/p>\n

R\u00e9gimen de adquisici\u00f3n preferente y de expropiaci\u00f3n forzosa<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a043.\u2003Derecho de tanteo y de retracto.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las instituciones p\u00fablicas titulares de archivos hist\u00f3ricos reconocidos y oficiales, los consejos insulares, con car\u00e1cter principal, y el Gobierno de las Illes Balears, con car\u00e1cter subsidiario, pueden ejercer el derecho de tanteo y de retracto respecto a los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, en caso de transmisi\u00f3n onerosa de la propiedad o de cualquier derecho real.<\/p>\n

2.\u2003Este derecho debe ejercerse en los t\u00e9rminos fijados en el art\u00edculo\u00a032 de la Ley\u00a012\/1998, de\u00a021 de diciembre, del patrimonio hist\u00f3rico de las Illes Balears.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a044.\u2003Expropiaci\u00f3n por inter\u00e9s social.<\/strong><\/p>\n

Los consejos insulares y, subsidiariamente, el Gobierno de las Illes Balears pueden expropiar por inter\u00e9s social los bienes de los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears. Se consideran causas de inter\u00e9s social las siguientes:<\/p>\n

a)\u2003El incumplimiento grave por parte de los propietarios o titulares de derechos reales de las obligaciones referentes a la conservaci\u00f3n, el mantenimiento y la custodia de los bienes.<\/p>\n

b)\u2003Las disposiciones tomadas por los propietarios o titulares sin autorizaci\u00f3n de la administraci\u00f3n competente cuando esta sea preceptiva, en caso de que dichas disposiciones pongan los bienes en peligro de deterioro, p\u00e9rdida o destrucci\u00f3n.<\/p>\n

T\u00cdTULO IV<\/p>\n

Gesti\u00f3n documental y funcionamiento de los archivos p\u00fablicos<\/strong><\/p>\n

CAP\u00cdTULO I<\/p>\n

Gesti\u00f3n administrativa y gesti\u00f3n documental en los archivos p\u00fablicos<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a045.\u2003Finalidades de la gesti\u00f3n administrativa.<\/strong><\/p>\n

Los archivos p\u00fablicos tienen encomendada en el campo de la gesti\u00f3n administrativa la custodia de los procedimientos administrativos y de los documentos con las siguientes finalidades:<\/p>\n

a)\u2003Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.<\/p>\n

b)\u2003Testimoniar los derechos y los deberes de las instituciones y de los ciudadanos.<\/p>\n

c)\u2003Garantizar la transparencia y la permanencia de las actuaciones de las administraciones p\u00fablicas en el ejercicio de las competencias de la instituci\u00f3n a la que pertenecen.<\/p>\n

d)\u2003Prestar apoyo a las medidas necesarias para simplificar y racionalizar los procedimientos administrativos.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a046.\u2003Funciones de la informaci\u00f3n administrativa.<\/strong><\/p>\n

Asimismo, en el \u00e1mbito de la informaci\u00f3n administrativa, los archivos p\u00fablicos tienen encomendadas las siguientes funciones:<\/p>\n

a)\u2003Elaborar los informes y las estad\u00edsticas de la informaci\u00f3n contenida en los documentos que custodian que les requiera la instituci\u00f3n de la que dependen.<\/p>\n

b)\u2003Facilitar a la instituci\u00f3n de la que dependen la consulta de los datos que sean necesarios para cumplir las actividades relacionadas con el \u00e1mbito de sus competencias.<\/p>\n

c)\u2003Prestar a la instituci\u00f3n productora los documentos que necesite para cumplir las actividades relacionadas con el \u00e1mbito de sus competencias.<\/p>\n

d)\u2003Facilitar a las personas e instituciones p\u00fablicas reconocidas por la legislaci\u00f3n vigente los datos y los documentos originales o las copias aut\u00e9nticas que necesiten para ejercer las competencias de inspecci\u00f3n, jurisdicci\u00f3n, control y auditor\u00eda.<\/p>\n

e)\u2003Facilitar a las unidades productoras, a los interesados en los respectivos procedimientos y a los ciudadanos el acceso a los documentos de acuerdo con lo establecido en el t\u00edtulo V de esta ley y en la normativa de aplicaci\u00f3n en cada caso.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a047.\u2003Funciones de la gesti\u00f3n documental.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003En el marco de esta ley, la gesti\u00f3n documental comprende las siguientes funciones archiv\u00edsticas aplicadas a los documentos: la identificaci\u00f3n, la evaluaci\u00f3n, la organizaci\u00f3n, la descripci\u00f3n, la conservaci\u00f3n y la preservaci\u00f3n.<\/p>\n

2.\u2003De acuerdo con el apartado anterior, la gesti\u00f3n documental implica:<\/p>\n

a)\u2003La definici\u00f3n de los sistemas de informaci\u00f3n, con el objetivo de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que tienen que asociarse al documento para una adecuada gesti\u00f3n archiv\u00edstica.<\/p>\n

b)\u2003La regulaci\u00f3n de los procedimientos, con el objeto de determinar los criterios de evaluaci\u00f3n para la selecci\u00f3n, para la transferencia de custodia y para el acceso.<\/p>\n

c)\u2003El dise\u00f1o de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizaci\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a048.\u2003Aplicaci\u00f3n de la gesti\u00f3n documental.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La gesti\u00f3n documental en el \u00e1mbito de las Illes Balears es com\u00fan y est\u00e1 integrada en la gesti\u00f3n administrativa.<\/p>\n

2.\u2003De acuerdo con el car\u00e1cter transversal de la gesti\u00f3n documental, en las funciones y los procesos reglados tienen que participar todas las personas responsables de la gesti\u00f3n administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad p\u00fablica.<\/p>\n

3.\u2003Las funciones de la gesti\u00f3n documental se aplicar\u00e1n a todos los archivos del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears. Estas funciones deber\u00e1n incorporar las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n y de la comunicaci\u00f3n propias de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/p>\n

4.\u2003Las administraciones p\u00fablicas de las Illes Balears, en sus respectivos \u00e1mbitos, tienen que fomentar el uso de sistemas de informaci\u00f3n para la gesti\u00f3n de los documentos de titularidad p\u00fablica y aprobar una pol\u00edtica de gesti\u00f3n documental, de acuerdo con las funciones de la gesti\u00f3n documental, con las normas archiv\u00edsticas y con los principios t\u00e9cnicos que establezca la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO II<\/p>\n

Gesti\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos en los archivos p\u00fablicos<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a049.\u2003Expedientes electr\u00f3nicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Todos los expedientes electr\u00f3nicos tienen que incorporar un \u00edndice electr\u00f3nico, firmado o sellado por el \u00f3rgano actuante. Dicho \u00edndice garantiza la integridad del expediente electr\u00f3nico y permite su recuperaci\u00f3n siempre que sea preciso. Se admite que un mismo documento forme parte de diferentes expedientes electr\u00f3nicos.<\/p>\n

2.\u2003En el caso de los expedientes mixtos o h\u00edbridos, se garantizar\u00e1 la integridad de la relaci\u00f3n entre los documentos electr\u00f3nicos y los documentos convencionales que lo forman, con independencia del cuidado particularizado que cada uno requiera por la condici\u00f3n de su forma y soporte.<\/p>\n

3.\u2003La remisi\u00f3n f\u00edsica de expedientes, como tr\u00e1mite administrativo o por requerimiento judicial, se podr\u00e1 sustituir a todos los efectos legales por la acci\u00f3n de remitir su copia electr\u00f3nica, por medio de las tecnolog\u00edas adecuadas, de acuerdo con el apartado tercero del art\u00edculo\u00a070 de la Ley\u00a039\/2015, de\u00a01 de octubre, del procedimiento administrativo com\u00fan de las administraciones p\u00fablicas.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a050.\u2003Formatos de los documentos electr\u00f3nicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Con el objetivo de garantizar su preservaci\u00f3n y conservaci\u00f3n, el documento electr\u00f3nico debe preservarse y conservarse en un formato correspondiente a un est\u00e1ndar abierto que mantenga la integridad del contenido del documento a lo largo del tiempo.<\/p>\n

2.\u2003La selecci\u00f3n de formatos de documento electr\u00f3nico normalizados y perdurables para asegurar la independencia de los datos de los soportes debe realizarse de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas t\u00e9cnicas que lo desarrollan.<\/p>\n

3.\u2003Cuando haya riesgo de obsolescencia del formato o bien este deje de figurar entre los admitidos en cada momento por la legislaci\u00f3n vigente, se aplicar\u00e1n acciones de preservaci\u00f3n digital, como son procedimientos normalizados de copia aut\u00e9ntica de los documentos con cambio de formato, de etiquetado con la informaci\u00f3n del formato utilizado y, en su caso, de las migraciones o conversiones de formatos, tanto para la remisi\u00f3n electr\u00f3nica del expediente como para la referencia a este que permita acceder a \u00e9l y descargarlo.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a051.\u2003Metadatos de los documentos electr\u00f3nicos.<\/strong><\/p>\n

Cada documento electr\u00f3nico deber\u00e1 tener asignado un conjunto de metadatos, como m\u00ednimo los que son obligatorios seg\u00fan el Esquema de Metadatos para la Gesti\u00f3n del Documento Electr\u00f3nico (e-EMGDE), previsto en la Norma T\u00e9cnica de Interoperabilidad (NTI) de pol\u00edtica de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos, de acuerdo con el Real decreto\u00a04\/2010, de\u00a08 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el \u00e1mbito de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a052.\u2003Selecci\u00f3n y preservaci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos.<\/strong><\/p>\n

Desde el momento en que son generados, los documentos electr\u00f3nicos deben incorporar los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas t\u00e9cnicas de desarrollo. Posteriormente, una vez aprobadas las correspondientes tablas de valoraci\u00f3n, deber\u00e1n incorporarse los metadatos de valoraci\u00f3n, selecci\u00f3n, conservaci\u00f3n y acceso.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a053.\u2003Medidas de seguridad de los documentos electr\u00f3nicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Con el objetivo de garantizar la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la disponibilidad, la trazabilidad, la calidad, la protecci\u00f3n, la recuperaci\u00f3n, la conservaci\u00f3n y la preservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos, se aplicar\u00e1 lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimiento de los principios b\u00e1sicos y de los requisitos m\u00ednimos de seguridad de los medios y soportes en los que se guardan los documentos electr\u00f3nicos, de acuerdo con el art\u00edculo\u00a046.3 de la Ley\u00a040\/2015, de\u00a01 de octubre, de r\u00e9gimen jur\u00eddico del sector p\u00fablico, y los art\u00edculos\u00a054 y\u00a055 del Real decreto\u00a0203\/2021, de\u00a030 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuaci\u00f3n y funcionamiento del sector p\u00fablico por medios electr\u00f3nicos.<\/p>\n

2.\u2003Cuando estos documentos electr\u00f3nicos contengan datos de car\u00e1cter personal, se aplicar\u00e1 la legislaci\u00f3n vigente en materia de protecci\u00f3n de datos de car\u00e1cter personal.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a054.\u2003Copia electr\u00f3nica de documentos en soporte papel.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La copia electr\u00f3nica se realizar\u00e1 a trav\u00e9s de un procedimiento de digitalizaci\u00f3n seguro, que incluya la firma electr\u00f3nica reconocida del personal que haya realizado la copia y que garantice su fidelidad e integridad. Se podr\u00e1 utilizar un sello de \u00f3rgano para su aplicaci\u00f3n en el proceso de automatizaci\u00f3n de la digitalizaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

2.\u2003En el caso de los documentos en soporte papel que hayan sido sometidos a procesos de digitalizaci\u00f3n que garanticen la fidelidad, la integridad y la conservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos correspondientes, se podr\u00e1 proceder a su destrucci\u00f3n en los t\u00e9rminos y con las condiciones que se establecen en la normativa vigente.<\/p>\n

3.\u2003La digitalizaci\u00f3n de documentos en soporte papel se realizar\u00e1 de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, sus normas t\u00e9cnicas de desarrollo y las normas espec\u00edficas que puedan aprobarse.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a055.\u2003Archivo electr\u00f3nico \u00fanico de cada una de las administraciones p\u00fablicas y custodia de documentos electr\u00f3nicos en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Cada uno de los subsistemas archiv\u00edsticos de las Illes Balears deber\u00e1 garantizar, mediante la creaci\u00f3n de un archivo electr\u00f3nico \u00fanico para cada una de las administraciones p\u00fablicas, la custodia, la conservaci\u00f3n y la preservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos de titularidad p\u00fablica, en cumplimiento de lo dispuesto en el art\u00edculo\u00a017 de la Ley\u00a039\/2015, de\u00a01 de octubre, del procedimiento administrativo com\u00fan de las administraciones p\u00fablicas; en el art\u00edculo\u00a046 de la Ley\u00a040\/2015, de\u00a01 de octubre, de r\u00e9gimen jur\u00eddico del sector p\u00fablico; y en los art\u00edculos\u00a054 y\u00a055 del Real decreto\u00a0203\/2021, de\u00a030 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuaci\u00f3n y funcionamiento del sector p\u00fablico por medios electr\u00f3nicos.<\/p>\n

2.\u2003El archivo electr\u00f3nico \u00fanico deber\u00e1 disponer de los medios personales, materiales y tecnol\u00f3gicos necesarios para almacenar los documentos de una manera segura, y facilitar\u00e1 a los archivos que son depositarios de ellos o que los gestionan el cumplimiento de las funciones que les corresponden en relaci\u00f3n con dichos documentos.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a056.\u2003Caracter\u00edsticas y garant\u00edas esenciales de la gesti\u00f3n documental electr\u00f3nica.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las administraciones p\u00fablicas de las Illes Balears y las otras entidades a las que deba aplicarse esta ley tienen que garantizar que los documentos electr\u00f3nicos sean fiables, aut\u00e9nticos, integrales y accesibles, adem\u00e1s de garantizar su conservaci\u00f3n y preservaci\u00f3n.<\/p>\n

2.\u2003Los sistemas de gesti\u00f3n y tramitaci\u00f3n administrativas deben asegurar la vinculaci\u00f3n de unos documentos con otros en el lugar y el orden que les correspondan en su expediente en papel, mixto o h\u00edbrido, o electr\u00f3nico, y tienen que demostrar su ubicaci\u00f3n en el procedimiento y el contexto en el que se producen.<\/p>\n

3.\u2003Cuando los documentos ya no sean necesarios para el desarrollo de la gesti\u00f3n administrativa y el rendimiento de las funciones de las administraciones p\u00fablicas de las Illes Balears y de las entidades a las que sea de aplicaci\u00f3n esta ley, los documentos electr\u00f3nicos deber\u00e1n conservarse y preservarse en entornos seguros, por lo que los expedientes electr\u00f3nicos, los documentos y los \u00edndices se integrar\u00e1n en el sistema de gesti\u00f3n documental que corresponda, el cual deber\u00e1 prever la existencia de un repositorio corporativo de documentos y expedientes electr\u00f3nicos.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a057.\u2003Funciones espec\u00edficas de los sistemas de gesti\u00f3n documental en relaci\u00f3n con los documentos electr\u00f3nicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003En relaci\u00f3n con los documentos electr\u00f3nicos, los sistemas de gesti\u00f3n documental ejercer\u00e1n las siguientes funciones:<\/p>\n

a)\u2003Custodiar y mantener los documentos electr\u00f3nicos en entornos seguros y asegurar el acceso a los mismos.<\/p>\n

b)\u2003Participar en la planificaci\u00f3n de los sistemas de gesti\u00f3n y tramitaci\u00f3n administrativas.<\/p>\n

c)\u2003Asegurar que los documentos electr\u00f3nicos sean fiables y aut\u00e9nticos, que se conserven correctamente hasta el momento establecido para su destrucci\u00f3n o transferencia y que estas cualidades se puedan demostrar mediante mecanismos de evaluaci\u00f3n adecuados.<\/p>\n

d)\u2003Coordinar el desarrollo de procedimientos para evaluar, seleccionar y conservar los documentos electr\u00f3nicos.<\/p>\n

e)\u2003Autenticar los documentos resultantes de los procesos de digitalizaci\u00f3n y el procedimiento inverso.<\/p>\n

2.\u2003Para el ejercicio de estas funciones, las administraciones p\u00fablicas de las Illes Balears y las entidades adoptar\u00e1n las medidas organizativas y t\u00e9cnicas necesarias para integrar adecuadamente los sistemas y las plataformas de gesti\u00f3n y producci\u00f3n administrativas con el sistema de gesti\u00f3n documental y de archivo, con el objetivo de garantizar la interoperabilidad en relaci\u00f3n con la recuperaci\u00f3n, la conservaci\u00f3n y la preservaci\u00f3n de los documentos electr\u00f3nicos a lo largo de su ciclo de vida.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO III<\/p>\n

Ingreso y salida de documentos de los archivos p\u00fablicos<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a058.\u2003Ingreso de documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El ingreso de documentos es la entrada de documentos en un archivo p\u00fablico con las siguientes finalidades: de custodia, control, conservaci\u00f3n y preservaci\u00f3n del documento y uso p\u00fablico con arreglo a esta ley.<\/p>\n

2.\u2003El ingreso de documentos en los archivos p\u00fablicos puede producirse por las siguientes v\u00edas:<\/p>\n

a)\u2003Las transferencias entre los archivos que forman parte de un mismo subsistema archiv\u00edstico del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003El intercambio o la cesi\u00f3n entre los archivos que forman parte de cualquiera de los subsistemas archiv\u00edsticos de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003La compraventa o cualquier otra forma de adquisici\u00f3n, a t\u00edtulo oneroso o gratuito por actos entre vivos o por causa de muerte, de la posesi\u00f3n, los derechos reales o el dominio, previstas por el ordenamiento jur\u00eddico que puedan ejercer las administraciones p\u00fablicas.<\/p>\n

d)\u2003La expropiaci\u00f3n forzosa de documentos por raz\u00f3n de inter\u00e9s social.<\/p>\n

e)\u2003La donaci\u00f3n, la herencia o el legado aceptados por la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears o por cualquier otra administraci\u00f3n o entidad p\u00fablica.<\/p>\n

f)\u2003El pago de la deuda tributaria mediante la entrega a la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears o a una administraci\u00f3n local de las Illes Balears de bienes integrantes del patrimonio hist\u00f3rico de las Illes Balears.<\/p>\n

g)\u2003El dep\u00f3sito voluntario admitido de forma procedente.<\/p>\n

h)\u2003El dep\u00f3sito forzoso ordenado por una autoridad judicial o administrativa de protecci\u00f3n del patrimonio documental, para los supuestos en los que los documentos no est\u00e9n amparados por las exigencias m\u00ednimas de conservaci\u00f3n, seguridad y consulta.<\/p>\n

i)\u2003El dep\u00f3sito por un hallazgo fortuito de bienes integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

j)\u2003El comodato.<\/p>\n

k)\u2003Cualquier otro t\u00edtulo v\u00e1lido en derecho.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a059.\u2003Transferencia de documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La transferencia de documentos tendr\u00e1 el car\u00e1cter de un procedimiento administrativo especial que consistir\u00e1 en la entrega ordenada de los documentos de un archivo a otro siguiendo su ciclo de vida, con el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento, conservaci\u00f3n y servicio.<\/p>\n

2.\u2003Los archivos p\u00fablicos que forman parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears transferir\u00e1n los documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes tablas de evaluaci\u00f3n.<\/p>\n

Respecto a los documentos administrativos electr\u00f3nicos, se aplicar\u00e1 de manera complementaria lo previsto en la normativa de regulaci\u00f3n del archivo electr\u00f3nico \u00fanico de la administraci\u00f3n que corresponda.<\/p>\n

3.\u2003Los plazos m\u00e1ximos para transferir los documentos se podr\u00e1n ampliar cuando, por razones de eficacia, la gesti\u00f3n de los servicios p\u00fablicos lo requiera. El \u00f3rgano responsable de la custodia deber\u00e1 motivar la ampliaci\u00f3n de dichos plazos, la cual deber\u00e1 ser aprobada por el \u00f3rgano de direcci\u00f3n y coordinaci\u00f3n del respectivo subsistema archiv\u00edstico.<\/p>\n

4.\u2003Asimismo, a la hora de transferir documentos hay que tener en cuenta las siguientes situaciones excepcionales:<\/p>\n

a)\u2003El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears dar\u00e1 lugar a la transferencia de los documentos para la gesti\u00f3n administrativa, por lo que deber\u00e1 levantarse acta de la entrega de dichos documentos.<\/p>\n

b)\u2003La supresi\u00f3n, la extinci\u00f3n o la privatizaci\u00f3n de las actividades de cualquier entidad cuyos archivos formen parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears implicar\u00e1 la transferencia de los documentos que no son imprescindibles para la gesti\u00f3n al archivo p\u00fablico que corresponda, por lo que deber\u00e1 levantarse acta de la entrega de estos documentos.<\/p>\n

5.\u2003La transferencia de documentaci\u00f3n hist\u00f3rica se llevar\u00e1 a cabo respetando el principio de procedencia.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a060.\u2003Salida de documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La salida de los documentos de los archivos p\u00fablicos integrantes del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears que se reclamen para finalidades administrativas o judiciales deber\u00e1 ser autorizada por la persona responsable del archivo en cuesti\u00f3n.<\/p>\n

2.\u2003La salida temporal de documentos conservados en archivos de titularidad estatal cuya gesti\u00f3n se haya transferido a la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears o a los consejos insulares deber\u00e1 ser gestionada por la administraci\u00f3n que tenga encargada su gesti\u00f3n y se regir\u00e1 por lo dispuesto en la legislaci\u00f3n estatal vigente en materia de archivos, gesti\u00f3n de documentos y patrimonio documental.<\/p>\n

3.\u2003En el supuesto de que los documentos de los que se quiera pedir una salida temporal se tengan en r\u00e9gimen de dep\u00f3sito o comodato, hay que regirse por las condiciones acordadas en los correspondientes contratos, y deber\u00e1 autorizar su salida el titular de los documentos. La autorizaci\u00f3n podr\u00e1 ser aportada por la persona interesada o deber\u00e1 solicitarla el responsable del archivo donde se encuentren depositados dichos documentos.<\/p>\n

4.\u2003Las salidas temporales de documentos para exposiciones se iniciar\u00e1n con la solicitud de la entidad organizadora, en la que se indicar\u00e1n las condiciones de seguridad y conservaci\u00f3n. En todo caso, ser\u00e1 obligatorio contratar un seguro.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a061.\u2003Dep\u00f3sito de documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Con la intenci\u00f3n de preservar y conservar en las mejores condiciones el patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos que formen parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, de acuerdo con la capacidad de custodia que tengan, podr\u00e1n recibir el dep\u00f3sito de bienes documentales de los que las administraciones competentes dispongan, mediante la correspondiente resoluci\u00f3n administrativa.<\/p>\n

2.\u2003Respecto a los bienes mencionados en el apartado anterior, los archivos receptores se seleccionar\u00e1n teniendo en cuenta los factores de conservaci\u00f3n, seguridad y capacidad de difusi\u00f3n, sin perjuicio de la aplicaci\u00f3n de otros criterios derivados de la gesti\u00f3n, la organizaci\u00f3n y la descripci\u00f3n documentales.<\/p>\n

3.\u2003Realizar un dep\u00f3sito supone la revisi\u00f3n del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/p>\n

4.\u2003En el caso de clausura de un centro de los que integran alguno de los subsistemas del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, la comisi\u00f3n insular de archivos de cada consejo insular o, cuando sea un archivo de car\u00e1cter pluriinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre previo informe de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos, podr\u00e1 decidir que los fondos del centro clausurado sean depositados en otro archivo, cuya naturaleza deber\u00e1 ser adecuada para el dep\u00f3sito de los bienes del centro clausurado.<\/p>\n

5.\u2003Los documentos mencionados en el apartado anterior continuar\u00e1n perteneciendo a la administraci\u00f3n que los deposite, la cual podr\u00e1 consultarlos y obtener copias de ellos.<\/p>\n

6.\u2003En cuanto a la salida temporal de documentos en r\u00e9gimen de dep\u00f3sito, ser\u00e1 de aplicaci\u00f3n lo dispuesto en el art\u00edculo\u00a060 de esta ley.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a062.\u2003Ingreso de documentos privados en archivos p\u00fablicos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Los archivos p\u00fablicos de las Illes Balears podr\u00e1n recibir documentos privados que se consideren de inter\u00e9s cultural y patrimonial.<\/p>\n

2.\u2003Los ingresos de documentos deber\u00e1n formalizarse mediante donaci\u00f3n, comodato, dep\u00f3sito o adquisici\u00f3n.<\/p>\n

3.\u2003En caso de comodato, donaci\u00f3n y adquisici\u00f3n, el archivo receptor quedar\u00e1 autorizado a realizar las siguientes acciones:<\/p>\n

a)\u2003Aplicar las t\u00e9cnicas archiv\u00edsticas que correspondan, seg\u00fan el sistema de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

b)\u2003Facilitar la difusi\u00f3n de los documentos con finalidades culturales.<\/p>\n

c)\u2003Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentaci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n

4.\u2003Las administraciones p\u00fablicas podr\u00e1n establecer sistemas de compensaci\u00f3n por el tratamiento archiv\u00edstico y el dep\u00f3sito de fondos documentales privados, especialmente si el titular del fondo rescinde el contrato.<\/p>\n

5.\u2003La documentaci\u00f3n ingresada en r\u00e9gimen de dep\u00f3sito temporal solo recibir\u00e1 el tratamiento t\u00e9cnico imprescindible para su conservaci\u00f3n y deber\u00e1 tener el acceso restringido para cualquier persona ajena a la propiedad de los documentos, salvo que hubiera un consentimiento formal. El dep\u00f3sito deber\u00e1 formalizarse mediante un contrato, en el que se establecer\u00e1n las condiciones y los plazos temporales de permanencia en el archivo.<\/p>\n

6.\u2003En caso de incumplimiento manifiesto de las obligaciones establecidas en el art\u00edculo\u00a016 de esta ley, la comisi\u00f3n t\u00e9cnica insular de archivos de cada consejo insular o, cuando sea un archivo de car\u00e1cter pluriinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre previo informe de la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular de Archivos, podr\u00e1 acordar el ingreso temporal de documentos privados en un centro de archivo p\u00fablico, con el objeto de garantizar la preservaci\u00f3n de sus valores y de asegurar el cumplimiento de su funci\u00f3n social. En estos casos, el archivo p\u00fablico podr\u00e1 llevar a cabo, sin necesidad de autorizaci\u00f3n de la persona titular del fondo, las actuaciones establecidas en el apartado\u00a03 de este art\u00edculo.<\/p>\n

7.\u2003Estos documentos continuar\u00e1n perteneciendo a la entidad o la persona que los deposite, la cual podr\u00e1 consultarlos y obtener copias de ellos.<\/p>\n

8.\u2003En cuanto a la salida temporal de documentos en r\u00e9gimen de comodato o dep\u00f3sito, se aplicar\u00e1 lo dispuesto en art\u00edculo\u00a060 de esta ley.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO IV<\/p>\n

Calificaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n de los documentos de titularidad p\u00fablica<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a063.\u2003Calificaci\u00f3n de los documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Los documentos deben calificarse de acuerdo con los criterios que determina la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular Calificadora de Documentos, que es la encargada de confeccionar y aprobar las tablas de evaluaci\u00f3n de las series documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la eliminaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n

2.\u2003Todos los documentos p\u00fablicos se evaluar\u00e1n y seleccionar\u00e1n para determinar si deben conservarse o eliminarse, de acuerdo con el inter\u00e9s que presenten desde un punto de vista administrativo, contable, fiscal, jur\u00eddico, informativo o hist\u00f3rico, as\u00ed como tambi\u00e9n para determinar los plazos de transferencia, conservaci\u00f3n o eliminaci\u00f3n que deban aplicarse, su r\u00e9gimen de acceso y los documentos esenciales.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a064.\u2003Valoraci\u00f3n, selecci\u00f3n y acceso a los documentos de titularidad p\u00fablica.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Cada administraci\u00f3n p\u00fablica regular\u00e1 y constituir\u00e1 comisiones t\u00e9cnicas de car\u00e1cter interdisciplinar que, de acuerdo con los criterios mencionados en el art\u00edculo anterior, decidir\u00e1n sobre la valoraci\u00f3n, la selecci\u00f3n, el acceso y la eliminaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n. Asimismo, las administraciones p\u00fablicas podr\u00e1n optar por confiar estas tareas a la Comisi\u00f3n T\u00e9cnica Interinsular Calificadora de Documentos en los t\u00e9rminos del acuerdo de colaboraci\u00f3n correspondiente.<\/p>\n

2.\u2003La valoraci\u00f3n de los documentos se tiene que realizar por series o subseries documentales, independientemente del soporte o de la \u00e9poca de creaci\u00f3n del documento.<\/p>\n

3.\u2003El procedimiento de valoraci\u00f3n tiene que incluir un estudio de identificaci\u00f3n de los documentos en que, al menos, y en los t\u00e9rminos que reglamentariamente se determinen, consten: los datos descriptivos, la normativa reguladora, la tipolog\u00eda documental, la existencia o no de datos especialmente protegidos y el procedimiento o la actuaci\u00f3n en el que se inserta. Asimismo el estudio tiene que expresar los valores de tipo administrativo, jur\u00eddico, contable, fiscal, hist\u00f3rico o informativo dignos de consideraci\u00f3n, y una propuesta de calendario de conservaci\u00f3n y acceso.<\/p>\n

4.\u2003Los calendarios de conservaci\u00f3n y acceso tienen que ser objeto de publicaci\u00f3n oficial.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a065.\u2003Eliminaci\u00f3n de los documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003La eliminaci\u00f3n de documentos tiene el car\u00e1cter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusi\u00f3n y la destrucci\u00f3n f\u00edsica de los documentos con la condici\u00f3n de bienes de dominio p\u00fablico. En cualquier caso, los documentos custodiados en los archivos que forman parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears no se podr\u00e1n eliminar mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades p\u00fablicas. Tampoco podr\u00e1n eliminarse los documentos que en el futuro puedan tener un valor informativo o hist\u00f3rico.<\/p>\n

2.\u2003Los documentos solo se podr\u00e1n eliminar de acuerdo con los criterios establecidos en las tablas de evaluaci\u00f3n que la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos haya validado o sobre las que haya dictaminado favorablemente, siguiendo los criterios de valoraci\u00f3n documental de acuerdo con los criterios de los valores primarios (administrativos y jur\u00eddicos) y de los valores secundarios (informativos e hist\u00f3ricos) de la documentaci\u00f3n evaluada.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO V<\/p>\n

Medios materiales y personales de los archivos p\u00fablicos<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a066.\u2003Personal de los archivos que integran el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El personal de los archivos que integran el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears debe cumplir los siguientes criterios:<\/p>\n

a)\u2003Deber\u00e1 contarse con personal archivero, administrativo, auxiliar y subalterno, y de personal especializado para atender los servicios y laboratorios de restauraci\u00f3n y reproducci\u00f3n de documentos, el mantenimiento de equipos y otros servicios especiales que sean requeridos, en n\u00famero suficiente para cubrir las necesidades de estos centros.<\/p>\n

b)\u2003La direcci\u00f3n de los archivos p\u00fablicos e hist\u00f3ricos recaer\u00e1 en personas que tengan, como m\u00ednimo, una titulaci\u00f3n universitaria superior y formaci\u00f3n especializada en archivos o, excepcionalmente, en personal funcionario o empleados p\u00fablicos pertenecientes a otros grupos y escalas del grupo A (subgrupos A1 o A2) que tengan formaci\u00f3n acreditada en materia de archivos.<\/p>\n

c)\u2003Los archivos que integran el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears tendr\u00e1n el personal suficiente con la cualificaci\u00f3n, el nivel t\u00e9cnico y las capacidades adecuadas que exigen las funciones que tengan asignadas en el mismo sistema y los reglamentos correspondientes.<\/p>\n

2.\u2003En el caso de los archivos de los consejos insulares y de los municipios de m\u00e1s de diez mil habitantes, y en el de la Universidad de las Illes Balears, la direcci\u00f3n recaer\u00e1, en primer lugar, en personal funcionario o empleados p\u00fablicos pertenecientes al cuerpo o la escala del grupo A (subgrupo A1), con formaci\u00f3n especializada en archivos, y en segundo lugar, excepcionalmente, siempre en los casos en que no haya personal funcionario o empleados p\u00fablicos pertenecientes al subgrupo A1, en personal funcionario o empleados p\u00fablicos del subgrupo A2 o en personal laboral con titulaci\u00f3n universitaria y formaci\u00f3n acreditada en materia de archivos.<\/p>\n

3.\u2003Los archivos de gesti\u00f3n ser\u00e1n atendidos por el personal administrativo y auxiliar del correspondiente negociado o unidad administrativa.<\/p>\n

4.\u2003Las instituciones de las que dependen los archivos integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears deben incluir, en las bases que rijan los procesos de selecci\u00f3n del personal archivero destinado a gestionar dichos centros, requisitos de titulaci\u00f3n y temarios en consonancia con los criterios existentes en el conjunto de las administraciones p\u00fablicas. En los tribunales encargados de resolver sobre los procesos de selecci\u00f3n deber\u00e1 figurar obligatoriamente personal archivero profesional de cualquiera de las administraciones p\u00fablicas de las Illes Balears.<\/p>\n

5.\u2003El servicio de archivos de la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears debe contar, como m\u00ednimo, con un t\u00e9cnico archivero como responsable del servicio y de personal administrativo y auxiliar.<\/p>\n

6.\u2003Son obligaciones del personal al servicio de los archivos p\u00fablicos:<\/p>\n

a)\u2003Conservar el patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003Controlar la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

c)\u2003Organizar y describir los fondos documentales.<\/p>\n

d)\u2003Facilitar a los organismos productores de los documentos el pr\u00e9stamo y la utilizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n que contienen.<\/p>\n

e)\u2003Expedir, el personal funcionario habilitado, copias aut\u00e9nticas de los documentos custodiados, de acuerdo con la legislaci\u00f3n vigente.<\/p>\n

f)\u2003Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos de acuerdo con la legislaci\u00f3n vigente.<\/p>\n

g)\u2003Mantener el secreto de los documentos que no deban divulgarse por raz\u00f3n de las disposiciones legales vigentes.<\/p>\n

h)\u2003Cumplir con el principio de sigilo y confidencialidad en todas las actividades vinculadas a la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

i)\u2003Difundir, si procede, los documentos que custodian a trav\u00e9s de actividades de divulgaci\u00f3n y formaci\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a067.\u2003Infraestructuras de los archivos que integran el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Todos los archivos integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears tienen que disponer de las instalaciones y de los sistemas de gesti\u00f3n y conservaci\u00f3n adecuados, tanto por lo que respecta a la ubicaci\u00f3n como por lo que respecta a las condiciones t\u00e9cnicas espec\u00edficas, para el mantenimiento, la seguridad, la consulta y la conservaci\u00f3n de los documentos que custodian.<\/p>\n

2.\u2003Todas las entidades p\u00fablicas y personas jur\u00eddicas titulares de un archivo p\u00fablico tienen la obligaci\u00f3n de habilitar un dep\u00f3sito para archivos con capacidad suficiente y con las instalaciones adecuadas, tanto por lo que respecta a la ubicaci\u00f3n como por lo que respecta a las condiciones t\u00e9cnicas necesarias, para el mantenimiento, el tratamiento, la seguridad, la conservaci\u00f3n y la consulta de los documentos que custodian.<\/p>\n

3.\u2003Los dep\u00f3sitos de archivo deben contar con las medidas de seguridad necesarias que garanticen la idoneidad de la conservaci\u00f3n de los documentos, por lo que deber\u00e1n evitarse los lugares inundables o que presenten problemas de humedad y conservaci\u00f3n. En los archivos no se pueden depositar materiales inflamables o explosivos ajenos a los soportes y contenedores de los documentos.<\/p>\n

4.\u2003Los archivos integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears tienen que disponer de archivos electr\u00f3nicos con las medidas de seguridad que establezcan el Esquema Nacional de Seguridad y la legislaci\u00f3n vigente.<\/p>\n

5.\u2003Las instalaciones o edificaciones de los archivos deber\u00e1n contar con los espacios necesarios para su funci\u00f3n, as\u00ed como con las caracter\u00edsticas t\u00e9cnicas y ambientales imprescindibles para garantizar la conservaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n en todos sus formatos.<\/p>\n

T\u00cdTULO V<\/p>\n

Acceso a los documentos de los archivos hist\u00f3ricos<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a068.\u2003R\u00e9gimen general.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Todo el mundo tiene derecho a acceder a los documentos p\u00fablicos en los t\u00e9rminos y en las condiciones que establecen la Ley\u00a019\/2013, de\u00a09 de diciembre, de transparencia, acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica y buen gobierno, y el resto de normativa de aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

2.\u2003No obstante, en el caso de los archivos hist\u00f3ricos, que disponen de infraestructuras adecuadas para facilitar al p\u00fablico el acceso a los documentos de forma directa \u2013en una sala de lectura\u2013 o bien indirecta \u2013a trav\u00e9s de una copia digitalizada\u2013, deber\u00e1 facilitarse el acceso de acuerdo con lo dispuesto en este t\u00edtulo.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO I<\/p>\n

Acceso a los documentos de titularidad p\u00fablica<\/strong><\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a01.\u00aa\u2003Acceso y consulta de los documentos<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a069.\u2003Derecho de acceso a los documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos de titularidad p\u00fablica que sean de acceso y consulta libres y que est\u00e9n custodiados en archivos p\u00fablicos del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears que dispongan de un espacio para la consulta de los documentos incluidos en sus instrumentos de informaci\u00f3n y descripci\u00f3n archiv\u00edsticas.<\/p>\n

2.\u2003Los archivos y sus instalaciones deber\u00e1n dotarse de los recursos, los medios t\u00e9cnicos y las medidas organizativas necesarios para garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a los documentos a la vez que se protege su integridad.<\/p>\n

3.\u2003El acceso a la documentaci\u00f3n de car\u00e1cter administrativo hist\u00f3rico o correspondiente a procedimientos finalizados desde hace al menos cinco a\u00f1os, se regir\u00e1 por la tabla de evaluaci\u00f3n de la serie documental correspondiente, seg\u00fan el dictamen de la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos. En el supuesto de que no se considere aplicable la forma de acceso prevista en este t\u00edtulo, el responsable del archivo tiene que informar al solicitante de la necesidad de ejercer el derecho de acceso seg\u00fan lo previsto en Ley\u00a019\/2013, de\u00a09 de diciembre, de transparencia, acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica y buen gobierno.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a070.\u2003Informaci\u00f3n relativa a los instrumentos archiv\u00edsticos para el acceso a los documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, el archivo p\u00fablico perteneciente al Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears facilitar\u00e1 los instrumentos de informaci\u00f3n y descripci\u00f3n archiv\u00edsticas y asesorar\u00e1 a los usuarios en la b\u00fasqueda de la informaci\u00f3n contenida en los archivos.<\/p>\n

2.\u2003Las diferentes administraciones p\u00fablicas deben procurar los medios tecnol\u00f3gicos y telem\u00e1ticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusi\u00f3n de dichos instrumentos en relaci\u00f3n con los documentos.<\/p>\n

3.\u2003Con el objeto de que los usuarios puedan localizar los documentos de titularidad p\u00fablica, identificarlos y acceder a ellos, los archivos integrantes del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears, a los que hace referencia el presente cap\u00edtulo, deber\u00e1n cumplir las siguientes obligaciones de transparencia y publicidad activa:<\/p>\n

a)\u2003Publicar los instrumentos archiv\u00edsticos de informaci\u00f3n y descripci\u00f3n que permiten localizar los documentos que custodian.<\/p>\n

b)\u2003Publicar el instrumento en el que se registran las eliminaciones de documentos.<\/p>\n

c)\u2003Publicar las limitaciones en la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que se podr\u00e1 acceder a dichos documentos.<\/p>\n

d)\u2003Informar a los usuarios del derecho a reclamar, en el supuesto de que se deniegue el derecho de acceso.<\/p>\n

4.\u2003La informaci\u00f3n a la que hace referencia el apartado\u00a01 anterior deber\u00e1 poder consultarse en el portal de transparencia, en la sede electr\u00f3nica o web, y en el portal de archivos, si el organismo titular del archivo dispone de ellos.<\/p>\n

Secci\u00f3n\u00a02.\u00aa\u2003Ejercicio del derecho de acceso<\/em><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a071.\u2003Acceso a los documentos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad p\u00fablica que prev\u00e9 este t\u00edtulo y la obtenci\u00f3n de copias de los documentos se regir\u00e1n por las condiciones que establece esta secci\u00f3n y el procedimiento que se establezca reglamentariamente en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

2.\u2003Los responsables de los archivos p\u00fablicos, siempre que sean funcionarios habilitados, podr\u00e1n hacer copias aut\u00e9nticas y emitir certificados de los documentos bajo custodia.<\/p>\n

3.\u2003La obtenci\u00f3n de reproducciones de los documentos estar\u00e1 condicionada por el estado de conservaci\u00f3n de los mismos.<\/p>\n

4.\u2003El reglamento de acceso a los documentos incluir\u00e1 el procedimiento de reclamaci\u00f3n en el supuesto de denegaci\u00f3n del acceso.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a072.\u2003Formalizaci\u00f3n del acceso.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Los archivos de las administraciones p\u00fablicas de las Illes Balears podr\u00e1n facilitar el acceso a los documentos de titularidad p\u00fablica en un formato diferente del solicitado en los siguientes casos:<\/p>\n

a)\u2003Cuando haya una alternativa m\u00e1s econ\u00f3mica, siempre que no dificulte el acceso al solicitante.<\/p>\n

b)\u2003Cuando el estado de conservaci\u00f3n de los soportes originales lo requiera. En este caso, el archivo en cuesti\u00f3n procurar\u00e1 habilitar f\u00f3rmulas alternativas para materializar el acceso a los documentos.<\/p>\n

c)\u2003Cuando el documento de titularidad p\u00fablica ya se haya difundido o publicado, provisionalmente, en otro formato y se pueda acceder a \u00e9l f\u00e1cilmente. En este caso, se indicar\u00e1 al solicitante la fuente de informaci\u00f3n.<\/p>\n

d)\u2003Cuando el acceso al documento p\u00fablico en el formato solicitado pueda implicar la p\u00e9rdida de su soporte material o este pueda deteriorarse por otros motivos justificados.<\/p>\n

e)\u2003Cuando t\u00e9cnicamente no sea posible hacer una copia del documento en el formato que se ha solicitado.<\/p>\n

f)\u2003Cuando el formato que se ha solicitado pueda afectar a los derechos de propiedad intelectual o industrial.<\/p>\n

g)\u2003Cuando, por su cantidad o complejidad, conlleve un coste desproporcionado para la correspondiente administraci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n

h)\u2003Cuando el solicitante haya sido condenado por sentencia firme por haber cometido delitos contra la seguridad y la conservaci\u00f3n del patrimonio documental. En este caso, la materializaci\u00f3n del acceso no implicar\u00e1 nunca la consulta directa de los originales.<\/p>\n

i)\u2003Cuando se considere razonable utilizar un formato diferente del solicitado, siempre que se justifique.<\/p>\n

2.\u2003El acceso a los documentos de titularidad p\u00fablica ser\u00e1 gratuito si los documentos son consultados en el archivo donde est\u00e1n custodiados, o bien si existen en formato electr\u00f3nico, en cuyo caso se entregar\u00e1n o se habilitar\u00e1 el acceso a ellos por medios electr\u00f3nicos. Sin embargo, la expedici\u00f3n de copias o certificados y la transposici\u00f3n a formatos diferentes del original pueden quedar sujetos a una contraprestaci\u00f3n econ\u00f3mica en los t\u00e9rminos previstos en la legislaci\u00f3n de tasas de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears o en las ordenanzas fiscales de cada administraci\u00f3n local.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a073.\u2003Obligaciones relativas al acceso a los documentos.<\/strong><\/p>\n

Quienes acceden a los documentos de titularidad p\u00fablica tienen las siguientes obligaciones:<\/p>\n

a)\u2003Ejercer su derecho respetando los principios de buena fe e interdicci\u00f3n del abuso de derecho.<\/p>\n

b)\u2003Concretar la solicitud de acceso tanto como sea posible, a fin de que la gesti\u00f3n del acceso no afecte a la eficacia del funcionamiento de los archivos ni de los servicios p\u00fablicos.<\/p>\n

c)\u2003Respetar las obligaciones para la reutilizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n obtenida, dispuestas en la Ley\u00a037\/2007, de\u00a016 de noviembre, sobre la reutilizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n del sector p\u00fablico, de acuerdo con la modificaci\u00f3n introducida por la Ley\u00a018\/2015, de\u00a09 de julio.<\/p>\n

d)\u2003Cumplir las condiciones y los requisitos materiales para el acceso que los responsables del fondo documental en cuesti\u00f3n hayan se\u00f1alado, cuando se acceda presencialmente a un archivo o a una dependencia p\u00fablica.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO II<\/p>\n

Acceso a los documentos de titularidad privada<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a074.\u2003Acceso a los documentos conservados en archivos p\u00fablicos.<\/strong><\/p>\n

Sin perjuicio de lo establecido en el cap\u00edtulo I de este t\u00edtulo, el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears que est\u00e1n depositados en archivos p\u00fablicos se regir\u00e1 por lo dispuesto en los instrumentos jur\u00eddicos que formalizan su ingreso.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a075.\u2003Acceso a los documentos conservados en archivos privados integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears y a los inscritos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003El acceso a los documentos de titularidad privada que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran en archivos privados integrados en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears se regir\u00e1 por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad p\u00fablica.<\/p>\n

2.\u2003El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears se regir\u00e1 por los siguientes preceptos:<\/p>\n

a)\u2003Los propietarios, titulares de derechos o titulares de estos documentos deben permitir el acceso a ellos, cuando alguien lo haya solicitado al archivo donde se custodian los documentos, excepto en el supuesto de que la consulta suponga una intromisi\u00f3n en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen.<\/p>\n

b)\u2003Los propietarios, titulares de derechos o posesores de los documentos pueden depositarlos temporalmente en uno de los archivos que forman parte del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears para facilitar el acceso a ellos.<\/p>\n

c)\u2003La denegaci\u00f3n del acceso deber\u00e1 formularse por escrito, de manera motivada, para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears, con el objetivo de que, en caso contrario, adopte las medidas previstas en el t\u00edtulo VII de esta ley.<\/p>\n

T\u00cdTULO VI<\/p>\n

R\u00e9gimen de inspecci\u00f3n y auditor\u00eda<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a076.\u2003Inspecci\u00f3n y auditor\u00eda.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Para el cumplimiento adecuado de esta ley, la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma y los consejos insulares crear\u00e1n y regular\u00e1n servicios de inspecci\u00f3n de archivos en el \u00e1mbito respectivo de competencias, sin perjuicio de los mecanismos de vigilancia y supervisi\u00f3n que se puedan adoptar en cada subsistema archiv\u00edstico.<\/p>\n

2.\u2003No obstante lo que dispone el apartado anterior, las administraciones p\u00fablicas mencionadas colaborar\u00e1n en el impulso a la realizaci\u00f3n de auditor\u00edas que faciliten la adopci\u00f3n posterior de medidas normativas y de gesti\u00f3n para la mejora del conjunto del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a077.\u2003Actividad inspectora.<\/strong><\/p>\n

Las administraciones dotar\u00e1n a los servicios de inspecci\u00f3n de personal funcionario debidamente cualificado, de acuerdo con la normativa de ocupaci\u00f3n p\u00fablica y las relaciones de puestos de trabajo correspondientes. Asimismo, regular\u00e1n sus funciones, el estatuto personal y las formas de selecci\u00f3n.<\/p>\n

Corresponde a los servicios de inspecci\u00f3n:<\/p>\n

a)\u2003Velar por el cumplimiento de la normativa en materia de archivos mediante actuaciones de vigilancia y comprobaci\u00f3n que tengan por objeto los edificios, las dependencias y el personal de los archivos.<\/p>\n

b)\u2003Levantar acta de las visitas de inspecci\u00f3n y remitirlas a los \u00f3rganos competentes para la iniciaci\u00f3n del procedimiento sancionador cuando haya indicios de irregularidades.<\/p>\n

c)\u2003Adoptar medidas de car\u00e1cter provisional en casos de urgencia notoria, cuando haya riesgo de da\u00f1os graves al patrimonio documental regulado en esta ley, y proponer otras medidas provisionales a los \u00f3rganos competentes en el resto de casos.<\/p>\n

d)\u2003Orientar y asesorar a las personas y entidades titulares de un archivo sobre las v\u00edas para el cumplimiento adecuado de la normativa sobre patrimonio documental y para la mejor prestaci\u00f3n del servicio p\u00fablico archiv\u00edstico.<\/p>\n

e)\u2003Cualquier otra que se les atribuya legal o reglamentariamente.<\/p>\n

T\u00cdTULO VII<\/p>\n

R\u00e9gimen sancionador<\/strong><\/p>\n

CAP\u00cdTULO I<\/p>\n

Infracciones administrativas<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a078.\u2003Infracciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Se consideran infracciones administrativas en materia de archivos y de gesti\u00f3n documental las acciones u omisiones tipificadas como tales en esta ley.<\/p>\n

2.\u2003Con respecto al acceso a los documentos en los casos regulados por la Ley\u00a019\/2013, de\u00a09 de diciembre, de transparencia, acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica y buen gobierno, tiene que aplicarse el r\u00e9gimen de infracciones que prev\u00e9n la misma Ley\u00a019\/2013 y el resto de normativa de aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a079.\u2003Responsabilidad de las infracciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Ser\u00e1n responsables de las infracciones tipificadas en esta ley las personas f\u00edsicas o jur\u00eddicas que lleven a cabo las acciones u omisiones que en ella se tipifican.<\/p>\n

2.\u2003Las autoridades y el personal dependiente de las administraciones p\u00fablicas ser\u00e1n responsables de las infracciones cometidas en materia de archivos y gesti\u00f3n documental, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que se pueda derivar.<\/p>\n

3.\u2003Las responsabilidades administrativas que se deriven de la comisi\u00f3n de una infracci\u00f3n ser\u00e1n compatibles con la exigencia al infractor de la reposici\u00f3n de la situaci\u00f3n alterada al estado originario, as\u00ed como con la indemnizaci\u00f3n por los da\u00f1os y perjuicios causados al patrimonio documental de las Illes Balears, que ser\u00e1 determinada y exigida por el \u00f3rgano competente para ejercer la potestad sancionadora.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a080.\u2003Clasificaci\u00f3n y calificaci\u00f3n de las infracciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las infracciones administrativas en materia de archivos y gesti\u00f3n documental se clasifican en muy graves, graves y leves.<\/p>\n

2.\u2003Son infracciones muy graves las siguientes acciones u omisiones:<\/p>\n

a)\u2003Las acciones u omisiones que impliquen da\u00f1os irreparables o la p\u00e9rdida total o parcial de archivos o documentos reconocidos en esta ley.<\/p>\n

b)\u2003La disgregaci\u00f3n no autorizada de archivos o colecciones documentales integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

c)\u2003La eliminaci\u00f3n, no permitida, de documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

d)\u2003El hecho de utilizar de manera indebida documentos reservados o protegidos por las disposiciones legales vigentes, difundirlos o permitir el acceso a ellos.<\/p>\n

e)\u2003La ocultaci\u00f3n de la existencia de documentos para impedir su conocimiento y privar el acceso a ellos.<\/p>\n

3.\u2003Son infracciones graves las siguientes acciones u omisiones:<\/p>\n

a)\u2003La obstrucci\u00f3n del ejercicio de la potestad inspectora de las administraciones competentes.<\/p>\n

b)\u2003Los da\u00f1os o deterioros no irreparables en los archivos o en las colecciones documentales reconocidos en esta ley.<\/p>\n

c)\u2003El incumplimiento de las condiciones de retorno establecidas para la exportaci\u00f3n temporal, legalmente autorizada, de archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, sin perjuicio de la competencia de la administraci\u00f3n estatal en esta materia.<\/p>\n

d)\u2003La falta de comunicaci\u00f3n a la administraci\u00f3n respecto a la subasta de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.<\/p>\n

e)\u2003La falta de adopci\u00f3n de medidas para recuperar los documentos de titularidad p\u00fablica, a sabiendas de que, de manera ilegal, est\u00e1n en posesi\u00f3n de terceras personas.<\/p>\n

f)\u2003El incumplimiento de las condiciones de transferencia o de salida de documentos de los archivos p\u00fablicos previstas en esta ley.<\/p>\n

4.\u2003Son infracciones leves las siguientes acciones u omisiones:<\/p>\n

a)\u2003La no facilitaci\u00f3n de la informaci\u00f3n requerida para confeccionar y, en su caso, actualizar el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el art\u00edculo\u00a016 de esta ley para los documentos de titularidad privada del patrimonio documental.<\/p>\n

c)\u2003La realizaci\u00f3n de copias y reproducciones totales o parciales de documentos de un archivo integrado en el Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears sin cumplir las condiciones reglamentarias.<\/p>\n

d)\u2003La no aplicaci\u00f3n a los documentos o el incumplimiento de las tablas de evaluaci\u00f3n que apruebe la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos.<\/p>\n

e)\u2003La desestimaci\u00f3n sin motivaci\u00f3n de las solicitudes de acceso a los documentos de acceso libre de los archivos hist\u00f3ricos o permanentes.<\/p>\n

f)\u2003La facilitaci\u00f3n del acceso a los documentos de titularidad p\u00fablica de forma incompleta o parcial, siempre que no sea al amparo de las limitaciones previstas en la normativa vigente.<\/p>\n

g)\u2003El impedimento del acceso a los documentos de titularidad privada en los t\u00e9rminos que prev\u00e9n los art\u00edculos\u00a074 y\u00a075 de esta ley.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO II<\/p>\n

Sanciones administrativas<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a081.\u2003Sanciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las infracciones que establece esta ley se sancionar\u00e1n de la siguiente manera:<\/p>\n

a)\u2003Infracciones leves: amonestaci\u00f3n o multa de entre trescientos euros (300,00 \u20ac) y cinco mil euros (5.000,00 \u20ac).<\/p>\n

b)\u2003Infracciones graves: multas de entre cinco mil un euros (5.001,00 \u20ac) y setenta y cinco mil euros (75.000,00 \u20ac).<\/p>\n

c)\u2003Infracciones muy graves: multa de entre setenta y cinco mil un euros (75.001,00\u00a0\u20ac) y cuatrocientos mil euros (400.000,00 \u20ac).<\/p>\n

2.\u2003Si, como consecuencia de la comisi\u00f3n de la infracci\u00f3n, el valor del da\u00f1o ocasionado o del beneficio econ\u00f3mico obtenido supera la cuant\u00eda de la sanci\u00f3n prevista en el apartado anterior, se elevar\u00e1 esta, si procede, entre el doble y el triple del valor o beneficio econ\u00f3mico obtenido, teniendo como criterios preferentes para dicha tasaci\u00f3n el perjuicio causado y la singularidad, el inter\u00e9s y la importancia cuantitativa de los bienes afectados.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a082.\u2003Sanciones accesorias.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003En las infracciones graves o muy graves tambi\u00e9n se pueden acumular las siguientes sanciones:<\/p>\n

a)\u2003La exclusi\u00f3n del archivo o la colecci\u00f3n documental del Sistema Archiv\u00edstico de las Illes Balears.<\/p>\n

b)\u2003La prohibici\u00f3n de recibir financiaci\u00f3n p\u00fablica por un periodo de entre uno y cinco a\u00f1os.<\/p>\n

2.\u2003La exclusi\u00f3n del sistema archiv\u00edstico comportar\u00e1 la gesti\u00f3n temporal de los documentos en otro archivo p\u00fablico.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a083.\u2003Criterios de gradaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Una vez calificadas las infracciones como leves, graves o muy graves, las sanciones se graduar\u00e1n en un grado m\u00ednimo, medio o m\u00e1ximo, atendiendo a los criterios de los siguientes apartados.<\/p>\n

2.\u2003Ser\u00e1n criterios agravantes:<\/p>\n

a)\u2003El grado de culpabilidad o la existencia de intencionalidad.<\/p>\n

b)\u2003La continuidad o la persistencia en la conducta infractora.<\/p>\n

c)\u2003La naturaleza de los perjuicios causados, dados la singularidad y el inter\u00e9s de los bienes afectados.<\/p>\n

d)\u2003La reincidencia, por comisi\u00f3n en m\u00e1s de una ocasi\u00f3n de la misma infracci\u00f3n en el plazo de un a\u00f1o, cuando as\u00ed se haya declarado por medio de una resoluci\u00f3n firme en v\u00eda administrativa.<\/p>\n

e)\u2003La declaraci\u00f3n o la iniciaci\u00f3n de un procedimiento de declaraci\u00f3n del archivo o la colecci\u00f3n documental como bien de inter\u00e9s cultural o catalogado.<\/p>\n

3.\u2003Ser\u00e1n criterios atenuantes:<\/p>\n

a)\u2003La enmienda posterior de los hechos, siempre que se materialice antes de que se dicte la resoluci\u00f3n del procedimiento sancionador.<\/p>\n

b)\u2003La reparaci\u00f3n efectiva del da\u00f1o causado.<\/p>\n

c)\u2003La ausencia de \u00e1nimo de lucro.<\/p>\n

4.\u2003Si no hay atenuantes ni agravantes, se impondr\u00e1 la sanci\u00f3n en el grado medio. Si hay uno o m\u00e1s atenuantes, se impondr\u00e1 la sanci\u00f3n en el grado m\u00ednimo y, si hay uno o m\u00e1s agravantes, corresponder\u00e1 imponerla en el grado m\u00e1ximo.<\/p>\n

5.\u2003En el caso de una infracci\u00f3n leve, si hay una o m\u00e1s circunstancias atenuantes, se podr\u00e1 sancionar con amonestaci\u00f3n.<\/p>\n

6.\u2003Las sanciones se impondr\u00e1n de forma que la comisi\u00f3n de las infracciones no resulte m\u00e1s beneficiosa para el infractor que el cumplimiento de las normas infringidas y se deber\u00e1 mantener la adecuaci\u00f3n oportuna entre la gravedad del hecho constitutivo de la infracci\u00f3n y la sanci\u00f3n que se tenga que imponer.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a084.\u2003Prescripci\u00f3n de las infracciones y sanciones.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las infracciones establecidas en este t\u00edtulo prescribir\u00e1n al cabo de seis meses, si son leves; al cabo de dos a\u00f1os, si son graves; y al cabo de cinco a\u00f1os, si son muy graves.<\/p>\n

2.\u2003El plazo de prescripci\u00f3n de las infracciones empezar\u00e1 a contar desde el d\u00eda de la comisi\u00f3n de la infracci\u00f3n. En el caso de infracciones continuadas o permanentes, el plazo empezar\u00e1 a contar desde que finalice la conducta infractora.<\/p>\n

3.\u2003La prescripci\u00f3n de la infracci\u00f3n se interrumpir\u00e1 con la iniciaci\u00f3n, con conocimiento de la persona interesada, de un procedimiento administrativo de naturaleza sancionadora, y el plazo de prescripci\u00f3n se reiniciar\u00e1 si el expediente sancionador est\u00e1 paralizado durante m\u00e1s de un mes por causa no imputable al presunto responsable.<\/p>\n

4.\u2003Las sanciones por faltas leves prescribir\u00e1n al cabo de un a\u00f1o; las motivadas por faltas graves, al cabo de dos a\u00f1os; y las motivadas por faltas muy graves, al cabo de tres a\u00f1os.<\/p>\n

5.\u2003El plazo de prescripci\u00f3n de las sanciones empezar\u00e1 a contar desde el d\u00eda siguiente al d\u00eda en que sea ejecutable la resoluci\u00f3n por la que se impone la sanci\u00f3n o haya transcurrido el plazo para interponer un recurso. La prescripci\u00f3n se interrumpir\u00e1 con la iniciaci\u00f3n, con conocimiento de la persona interesada, de un procedimiento de ejecuci\u00f3n, y el plazo de prescripci\u00f3n se reiniciar\u00e1 si el procedimiento est\u00e1 paralizado durante m\u00e1s de un mes por causa no imputable al presunto responsable.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO III<\/p>\n

Procedimiento<\/strong><\/p>\n

Art\u00edculo\u00a085.\u2003R\u00e9gimen jur\u00eddico.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Las infracciones cometidas en materia de archivos y gesti\u00f3n documental deber\u00e1n sancionarse previa tramitaci\u00f3n del correspondiente procedimiento sancionador.<\/p>\n

2.\u2003La potestad sancionadora respecto a las infracciones tipificadas en esta ley se regir\u00e1 por lo establecido en este t\u00edtulo y por la normativa de procedimiento sancionador de aplicaci\u00f3n en los \u00e1mbitos de competencia de las administraciones p\u00fablicas de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, de acuerdo con la normativa estatal b\u00e1sica.<\/p>\n

3.\u2003Sin embargo, las infracciones cometidas en esta materia por el personal dependiente de las administraciones p\u00fablicas deber\u00e1n ser sancionadas, seg\u00fan la calificaci\u00f3n prevista en esta ley, con arreglo a los reg\u00edmenes disciplinarios aplicables por las respectivas normativas.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a086.\u2003Trascendencia penal de los hechos.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003Si, en el curso de las actuaciones previas o en la tramitaci\u00f3n del procedimiento, el \u00f3rgano competente o el instructor estima que hay identidad de sujeto, hecho y fundamento entre la presunta infracci\u00f3n administrativa y un posible delito, deber\u00e1 darse traslado de las actuaciones al Ministerio Fiscal.<\/p>\n

En este supuesto, as\u00ed como tambi\u00e9n cuando se tenga conocimiento de la existencia de actuaciones judiciales en curso en relaci\u00f3n con los mismos hechos y las mismas personas, el \u00f3rgano competente para iniciar el procedimiento acordar\u00e1 su suspensi\u00f3n hasta que se dicte la correspondiente resoluci\u00f3n judicial.<\/p>\n

2.\u2003En todo caso, los hechos declarados probados mediante una resoluci\u00f3n judicial penal firme vinculan a los \u00f3rganos administrativos respecto a los procedimientos sancionadores que sustancien.<\/p>\n

Art\u00edculo\u00a087.\u2003\u00d3rganos competentes.<\/strong><\/p>\n

1.\u2003En el \u00e1mbito de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears, corresponder\u00e1 al director o a la directora general competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental del Gobierno de las Illes Balears iniciar y resolver los procedimientos sancionadores por las infracciones tipificadas en esta ley.<\/p>\n

2.\u2003Los consejos insulares y las entidades locales determinar\u00e1n reglamentariamente los \u00f3rganos competentes para ejercer la potestad sancionadora en el \u00e1mbito de los archivos y de la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

Disposici\u00f3n adicional primera.\u2003Creaci\u00f3n de \u00f3rganos y unidades administrativas.<\/strong><\/p>\n

Las administraciones p\u00fablicas crear\u00e1n, en el plazo m\u00e1ximo de un a\u00f1o, las unidades administrativas y los \u00f3rganos encargados de impulsar y coordinar los respectivos archivos y subsistemas archiv\u00edsticos previstos en esta ley.<\/p>\n

Disposici\u00f3n adicional segunda.\u2003Consejer\u00eda competente.<\/strong><\/p>\n

La Consejer\u00eda de Fondos Europeos, Universidad y Cultura del Gobierno de las Illes Balears es la consejer\u00eda competente en materia de archivos y gesti\u00f3n documental de la administraci\u00f3n auton\u00f3mica, sin perjuicio de que, en el futuro, puedan modificarse la denominaci\u00f3n de la consejer\u00eda o la adscripci\u00f3n de esta competencia, en virtud de las competencias del presidente del Gobierno de las Illes Balears, de acuerdo con lo previsto en el art\u00edculo\u00a010.d) de la Ley\u00a01\/2019, del Gobierno de las Illes Balears.<\/p>\n

Disposici\u00f3n adicional tercera.\u2003Convenios del Parlamento de las Illes Balears con la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears y con el S\u00edndico de Greuges de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

El Parlamento de las Illes Balears subscribir\u00e1 convenios con la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears y, si procede, con el S\u00edndico de Greuges de las Illes Balears, en aquellos aspectos del subsistema archiv\u00edstico propio que se consideren de inter\u00e9s com\u00fan.<\/p>\n

Disposici\u00f3n adicional cuarta.\u2003Historia cl\u00ednica.<\/strong><\/p>\n

Los documentos y archivos relativos a la historia cl\u00ednica de las personas usuarias a que se refiere el art\u00edculo\u00a014 de la Ley\u00a041\/2002, de\u00a014 de noviembre, b\u00e1sica reguladora de la autonom\u00eda del paciente y de derechos y obligaciones en materia de informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n cl\u00ednica, se regir\u00e1n por su normativa espec\u00edfica.<\/p>\n

Disposici\u00f3n adicional quinta.\u2003Memoria y reconocimiento democr\u00e1ticos.<\/strong><\/p>\n

Mediante el desarrollo reglamentario de esta ley, se habilitar\u00e1n las medidas necesarias para cumplir con lo dispuesto en la Ley\u00a02\/2018, de\u00a013 de abril, de memoria y reconocimiento democr\u00e1ticos de las Illes Balears, en todos los aspectos referidos a la salvaguarda del patrimonio documental en las correspondientes secciones de memoria democr\u00e1tica de los archivos de las Illes Balears.<\/p>\n

Disposici\u00f3n transitoria primera.\u2003Creaci\u00f3n de los servicios de archivos y gesti\u00f3n documental.<\/strong><\/p>\n

La Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears y los consejos insulares, en el plazo m\u00e1ximo de un a\u00f1o, deben crear los correspondientes servicios de archivos y gesti\u00f3n documental para planificar, gestionar y supervisar el subsistema archiv\u00edstico y todos los aspectos relacionados con la asistencia t\u00e9cnica a los archivos y con la formaci\u00f3n profesional de sus responsables y el resto de funciones establecidas en esta ley.<\/p>\n

Disposici\u00f3n transitoria segunda.\u2003Confecci\u00f3n del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.<\/strong><\/p>\n

En un plazo m\u00e1ximo de tres a\u00f1os, los consejos insulares deben confeccionar el censo de archivos y documentos de su territorio.<\/p>\n

Disposici\u00f3n transitoria tercera.\u2003Creaci\u00f3n de la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos.<\/strong><\/p>\n

En el plazo de un a\u00f1o desde la entrada en vigor de esta ley debe crearse la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos. Durante este periodo continuar\u00e1 en funcionamiento la Comisi\u00f3n de Calificaci\u00f3n y Evaluaci\u00f3n de Documentos prevista en el Decreto\u00a099\/2010, de\u00a027 de agosto, por el cual se regulan los archivos de la Administraci\u00f3n de la comunidad aut\u00f3noma de las Illes Balears y de las entidades que integran su sector p\u00fablico instrumental.<\/p>\n

Disposici\u00f3n transitoria cuarta.\u2003R\u00e9gimen transitorio de evaluaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

En el supuesto de inexistencia de la tabla de acceso y evaluaci\u00f3n de un documento espec\u00edfico, hasta que la Comisi\u00f3n Interinsular Calificadora de Documentos la apruebe, se aplicar\u00e1 la normativa general vigente en relaci\u00f3n con el r\u00e9gimen de acceso y la conservaci\u00f3n permanente del documento.<\/p>\n

Disposici\u00f3n transitoria quinta.\u2003Procedimiento de acceso a los archivos.<\/strong><\/p>\n

Mientras no se apruebe y entre en vigor el reglamento regulador del acceso, previsto en el art\u00edculo\u00a071 de esta ley, podr\u00e1n mantenerse los mismos procedimientos o protocolos de acceso vigentes al entrar en vigor la presente ley, adaptados, si es preciso, a las condiciones para el ejercicio del derecho de acceso previstas en la secci\u00f3n\u00a02.\u00aa del cap\u00edtulo I del t\u00edtulo V.<\/p>\n

Disposici\u00f3n derogatoria \u00fanica.\u2003Derogaci\u00f3n de la Ley\u00a015\/2006, de\u00a017 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears y otras normas.<\/strong><\/p>\n

Quedan derogados la Ley\u00a015\/2006, de\u00a017 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears; el t\u00edtulo VIII de la Ley\u00a012\/1998, de\u00a021 de diciembre, del patrimonio hist\u00f3rico de las Illes Balears; y todas las normas de rango igual o inferior que sean incompatibles con esta ley, se opongan a ella o la contradigan.<\/p>\n

Disposici\u00f3n final primera.\u2003Desarrollo normativo.<\/strong><\/p>\n

Se autoriza al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares, en los respectivos \u00e1mbitos competenciales, a dictar las disposiciones reglamentarias necesarias para desarrollar esta ley.<\/p>\n

Disposici\u00f3n final segunda.\u2003Entrada en vigor.<\/strong><\/p>\n

Esta ley entrar\u00e1 en vigor el d\u00eda siguiente al de su publicaci\u00f3n en el \u00abButllet\u00ed Oficial de les Illes Balears\u00bb.<\/p>\n

Por tanto, ordeno que todos los ciudadanos guarden esta Ley y que los Tribunales y las Autoridades a los que corresponda la hagan guardar.<\/p>\n

Palma, 5 de agosto de\u00a02022.\u2013La Presidenta, Francesca Lluch Armengol i Socias.<\/p>\n

(Publicada en el \u00abBolet\u00edn Oficial de las Illes Balears\u00bb n\u00famero\u00a0105, de\u00a09 de agosto de\u00a02022)<\/em><\/p>\n

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